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 S'organiser pour réussir

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MessageSujet: S'organiser pour réussir   Ven 23 Juin - 8:54

S'organiser pour réussir

Dans ce résumé, vous allez découvrir la méthode GTD (Getting Things Done) et les stratégies utiles pour accroître, de façon radicale, votre efficacité professionnelle.

Vous découvrirez aussi que :

- les personnes brillantes ont tendance à se laisser déborder plus facilement que les autres ;

- si beaucoup de cadres expliquent qu’ils « manquent de temps », le problème est souvent tout autre ;

- vous pouvez gagner en productivité facilement et rapidement ;

- utiliser la méthode de David Allen permet de gagner en sérénité et de prendre du recul sur votre situation professionnelle et personnelle.

La méthode GTD appliquée par David Allen, coach et consultant en gestion depuis plus de vingt ans, a largement fait ses preuves. Elle a permis à des milliers de cadres de découvrir et d’utiliser les outils nécessaires à une meilleure gestion de leur temps.

Pour ne plus être stressé, reprenez le contrôle et libérez votre esprit de ce qui l’encombre

Un cadre de haut niveau possède les compétences nécessaires à la réalisation de belles performances et est apte à offrir une productivité satisfaisante à l’entreprise qui l’a choisi. Néanmoins, il peut lui arriver de se sentir dépassé, face à la multitude de tâches qui lui incombent. Certaines s’imposent dans son esprit, lui reviennent en permanence et l’empêchent d’avoir une vision claire. Pour David Allen, lorsqu’un problème accapare votre attention, c’est que vous n’êtes pas entrain de le régler. C’est l’accumulation de ce type de tâches qui crée le stress et le sentiment d’être débordé.

Pour gérer cette tension, David Allen utilise une image propre aux arts martiaux et au karaté : l’esprit comme l’eau. Quand une pierre tombe dans un lac, sa surface vibre et réagit proportionnellement à la taille de la pierre, puis redevient calme. C’est cette attitude ni excessive, ni trop timide, qu’il faut avoir face aux problèmes.

Par ailleurs, l'auteur note que l'un des problèmes qu'il rencontre le plus souvent dans le cadre de ses missions de consulting, concerne le nombre d'engagements que prennent les cadres. Qu'il s'agisse d'engagements envers soi-même ou envers les autres, ils sont une source de stress non négligeable. La méthode GTD peut vous permettre de faire un tri drastique et intéressant.

Gérez votre stress en maîtrisant votre flux de travail

Même si la plupart des cadres débordés sont persuadés de manquer de temps, ce facteur est rarement le vrai problème. En maîtrisant votre flux de travail, vous en prendrez conscience. Pour cela, il faut « externaliser » vos tâches et vos problèmes, en les écrivant. Une fois vos problèmes notés et stockés dans un lieu fiable, votre cerveau cessera de vous les rappeler.

La méthode GTD fonctionne en 5 étapes :

- Collecter l’ensemble des tâches qui mobilisent votre esprit

- Traiter leur contenu en déterminant les actions à mettre en place

- Organiser ces actions

- Réexaminer vos tâches régulièrement (une fois par semaine)

- Agir en fonction des actions que vous avez déterminées.

Avant de détailler ces cinq points, il est essentiel de comprendre que la réalisation de chacun est indispensable pour que l’ensemble fonctionne. Ces cinq étapes doivent être effectuées indépendamment les unes des autres.

Etape 1 : La collecte exhaustive de toutes les tâches à accomplir

Afin de vous libérer l’esprit, il faut rassembler l’ensemble des tâches que vous avez à exécuter, tant sur le plan professionnel (un projet, un coup de fil…) que personnel (aller chercher les enfants à l’école, prévoir les vacances d’été…), dans un seul endroit. Choisissez l’outil qui vous convient, qu’il soit matérialisé (carnets, corbeilles à papier) ou pas (votre boîte de réception d’e-mails, traitement de texte…). L’essentiel est d’en avoir un seul et d’arrêter de multiplier les to-do lists.

Etape 2 : Le traitement des données collectées

Lorsqu’une nouvelle tâche se présente (prenons l’exemple d’un e-mail entrant), posez-vous la question suivante « Dois-je effectuer une action ? ». Si la réponse est « non », mettez-le directement à la corbeille. Si c’est un document à conserver qui ne nécessite pas d’action, archivez-le.

Si cet e-mail nécessite une action de votre part, demandez-vous si cette action peut-être réalisée en moins de deux minutes. Si c’est « oui », faites-le immédiatement. Si c’est « non » déléguez-la ou ajoutez-la à votre liste de tâches.

Etape 3 : L’organisation des tâches

Pour David Allen, prioriser la liste de tâches ainsi obtenue ne sert à rien. Votre quotidien et ses impératifs se chargeront de le faire pour vous. En revanche, certaines tâches vont se révéler être des projets, c’est-à-dire qu’elles nécessiteront plusieurs étapes, avant d’être réalisées entièrement. Chaque étape doit alors être détaillée.

Etage 4 : L’examen régulier

Avez-vous déjà remarqué la satisfaction que vous éprouvez lorsque toutes vos affaires sont en ordre ? Un examen régulier (au minimum hebdomadaire) de votre liste de tâches vous permettra de rester serein. En maintenant cette dernière à jour régulièrement, vous éviterez le sentiment de stress qui s’accumule.

Etape 5 : Passer à l’action

En ayant préparé la liste de vos tâches, vous organiserez vos journées avec beaucoup d’assurance. Pour savoir par quelle tâche commencer, prenez en compte plusieurs critères, dont le lieu où vous vous trouvez, le temps dont vous disposez pour vous y consacrer et votre niveau d’énergie.

Pour vous aider à dresser l’ordre de vos actions, considérez-les du point de vue d’un pilote de ligne :

Décollage : les actions en cours

10 000 pieds : les projets en cours

20 000 pieds : un cadre élargi pour évaluer l’inventaire de projets

30 000 pieds : les objectifs sur 1 à 2 ans

40 000 pieds : une projection sur 3 à 5 ans

50 000 pieds et plus : une vision globale de votre vie au sein de la fonction travail.


Planifier un projet peut se faire de manière naturelle et intuitive

Pour David Allen, la spontanéité et l’intuition sont d’excellents conseillers dans la gestion de projet. Le cerveau reste le planificateur le plus créatif et le plus compétent qu’on puisse trouver.

Pour aborder un projet, David Allen propose une méthode simple :

- Savoir « pourquoi » on le lance et connaître les intentions de départ

- Savoir quel résultat on souhaite obtenir

- Brainstormer autour des moyens pour y parvenir

- S’organiser en fonction des idées qui ressortent de ce brainstorm

- Décider des actions à mener en se posant la question « qui peut faire quoi, dans l’immédiat ? »

Dans un certain nombre d’entreprise, les projets sont abordés de manière artificielle et amenés à la dernière minute. Or, quand on décide de lancer un projet dans l’urgence, l’action devient la priorité, avant même l’organisation et le brainstorming. Quant au but final et au résultat souhaités, ils sont souvent oubliés en chemin. Cette planification « réactive » est l’inverse de la méthode préconisée par David Allen.

Le « Pourquoi », point numéro 1 de la planification de projet, est essentiel. Il permet d’arbitrer et de prendre des décisions, d’affecter correctement les ressources dont on dispose, de motiver ses équipes avec une gestion de projet qui a du sens. Enfin, il offre du recul sur une situation.

Jusqu’à quel niveau de planification faut-il aller ? La réponse de David Allen est simple. Il conseille de continuer jusqu’à ce que vous ne soyez plus stressé par les tâches à accomplir.

La partie la plus intelligente de vous-même doit prendre le contrôle

Après la théorie, David Allen propose de passer à la pratique. L’objectif est d’être plus efficace et moins stressé. Pour cela, il faut que la partie la plus intelligente de vous-même (celle qui réfléchit et s’organise) prenne le dessus sur la partie distraite et stupide de votre cerveau. Pour David Allen, ce combat entre les deux parties de vous-même est primordial et universel. Pour cela, il faut savoir jouer de ruse. Vous devez, par exemple, ramener des dossiers au bureau demain matin ? Déposez-les le soir près de la porte d’entrée. Cette astuce peut sembler simpliste et pourtant, c’est typiquement un moment où la partie intelligente de votre cerveau prend le dessus sur celle qui ne l’est pas. Votre organisation doit être sur le même modèle, appliquez des petites astuces qui auront de grands résultats.

Pour vous lancer dans la méthode GTD, prévoyez deux grandes journées consécutives, sans interruption, ni rendez-vous. Plus vous serez concentré au moment du lancement et plus vous serez tranquille par la suite.

Vous devez disposer d’un centre de contrôle (un bureau) fonctionnel. Il est préférable d’organiser un poste chez vous ou un micro-bureau mobile non partagé avec d’autres pour davantage de contrôle.

Prévoyez également des corbeilles à courrier, des chemises, des post-it, des élastiques… Plus vous prendrez du plaisir à utiliser vos outils et plus la méthode fonctionnera.

Un classement sans faille est à l’origine de toute bonne organisation

Tous les documents spécialisés (comptabilité, juridique, contrats…) doivent, bien sûr, être rangés à part. Le classement, que décrit David Allen, concerne tous les documents qui traînent sur ou dans votre bureau et chez vous. Il faut les ordonner dans des classeurs fonctionnels et rapides à utiliser. Si leur usage est trop compliqué, vous ne les utiliserez pas. Chaque chose peut-être classifiée, y compris les post-its gribouillés.

Conservez les documents « de référence » les plus importants à portée de main. David Allen les range dans trois tiroirs, par ordre alphabétique (dans le premier, les dossiers de A à E, dans le deuxième, les dossier de F à L, etc...). Pour les autres dossiers et classeurs contenant les papiers ayant un rapport avec les affaires courantes, utilisez un classement alphabétique. Cette méthode, contrairement à une disposition thématique, par exemple, vous évite la recherche d’un document à plusieurs endroits.

David Allen confie d’autres astuces, telles que faire une réserve de pochettes et de classeurs (rien de pire que de voir les papiers s’accumuler sans pouvoir les ranger immédiatement), ne pas remplir vos tiroirs au-delà de 75% du contenu total possible, étiqueter correctement vos dossiers, ne pas utiliser de dossiers suspendus (trop de perte de temps) ou trier l’ensemble de vos dossiers une fois par an.

Tous ces conseils semblent être de bon sens. En les appliquant à la lettre, ils ont fait de vrais miracles auprès des clients de David Allen.

Une collecte physique et mentale de tout ce qui vous encombre

Voici la première étape celle qui consiste, pour rappel, à la collecte de l’ensemble des tâches aussi bien personnelles que professionnelles, que vous avez à réaliser. Il faut en moyenne 6 heures pour effectuer cette toute première collecte. Ensuite, elle sera plus rapide, notamment si vous la ré-actualisez régulièrement.

Considérez l’ensemble des choses qui ne sont pas à leur emplacement définitif, comme les mails non-classés, les papiers qui traînent sur votre bureau, dans les tiroirs, dans les armoires… Si elles méritent d’être traitées ou conservées, mettez-les dans votre boîte d’entrée. Il peut également s’agir d’objets (un tableau à raccrocher au mur, un meuble à déplacer…). Dans ce cas, symbolisez-les par un post-it et placez-le dans la boîte d’entrée.

Si quelque chose mérite d’être jeté, jetez-le immédiatement. Attention toutefois à la fièvre du « grand ménage ». David Allen recommande de se méfier de ces moments où l’on décide de tout jeter, au lieu de traiter les tâches.

Une fois votre espace de travail organisé, attaquez-vous à votre espace mental. Notez pêle-mêle l’ensemble des choses que vous avez à faire (il peut s’agir de projets, de RH, de clients…, sans omettre les tâches personnelles, aussi prosaïques que le pressing ou le supermarché, en passant par les vacances, les contrats ou les prêts…). Mieux vaut noter trop de points, que d’en oublier. Enfin, checkez votre répondeur et notez chaque message nécessitant une action éventuelle sur un post-it que vous ajouterez à votre boîte d’entrée.

Vous avez terminé votre collecte. Prêt pour la deuxième étape ?

Objectif : vider la boîte d’entrée

Il va maintenant falloir considérer, comme tâches, chacune des choses qui se trouvent dans votre boîte d’entrée. Pour les traiter, David Allen propose une méthode très efficace : prenez votre première tâche :

- S’il n’y a rien à faire ou que cela ne vous sert à rien, archivez-la ou jetez-la tout de suite.

- Si la tâche peut-être effectuée en moins de deux minutes, faites-la immédiatement.

- Si elle nécessite un temps plus long, déléguez-la ou intégrez-la dans votre système d’organisation.

- S’il s’agit d’un projet ou d’une tâche qui doit être réalisée en plusieurs étapes, intégrez-la à votre liste.

Lorsque vous ajoutez un élément à votre système d’organisation (votre liste de tâches), intégrez-y la première action pour avancer dans sa réalisation. Cette première action doit être concrète. Une fois déterminée, si elle peut être réalisée en moins de deux minutes, réalisez-la.

Cette règle des « deux minutes pour agir » est l’une des raisons de l’augmentation de la productivité des personnes qui utilisent la méthode de David Allen. D’innombrables tâches sont réalisées, alors qu’en temps normal, elles sont mises de côté.

Quelques astuces pour vous aider dans l’étape du traitement :

- Au moment de vous attaquer à la pile contenue dans votre boîte d’entrée, retournez-la pour débuter par les tâches les plus récentes.

- Ne traitez qu’un seul élément à la fois, ne vous dispersez pas.

- Ne remettez jamais un objet dans la boîte d’entrée.

- Si des tâches ne nécessitent pas d’action pour le moment, mais pourraient en demander une plus tard (l’ordre du jour d’une réunion par exemple), David Allen recommande de l’inscrire sur une autre liste appelée « Un jour peut-être ».

Votre système d’organisation contient désormais la totalité de vos activités en cours.

L’examen : l’étape la plus importante de votre système GTD

Bien que très méthodique, la méthode GTD ne trompera jamais votre esprit. Si, au fond de vous, vous savez que votre liste finale de “tâches” n’est pas à jour, vous cesserez progressivement de la maintenir. C’est pourquoi il faut la réexaminer régulièrement.

Sans ce point important, la méthode ne fonctionnera pas.

L’idéal est de la consulter toutes les semaines. Vous en profiterez pour re-collecter vos tâches (les papiers éparpillés, les messages sur le répondeur…), et pour vider à nouveau votre esprit en notant les nouvelles actions qui vous incombent en adoptant la règle des « deux minutes » que nous avons vue auparavant.

Reconsidérez vos projets en évaluant leur état, leur évolution et ajoutez les premières actions à lancer lorsqu’elles manquent.

Revoyez votre liste « un jour peut-être », ainsi que vos documents de référence.

Enfin, soyez créatif. C’est le moment d’inclure une idée folle dans votre liste ! Profitez de ce moment pour vous installer au calme et laissez les idées venir. Le fait d’examiner, calmement, l’ensemble de vos occupations en cours rend ce moment propice pour trouver de nouvelles idées.

Pour vous mettre à l’action : suivez votre intuition

David Allen pense que l’intuition est la meilleure des conseillères. Il fixe néanmoins quatre critères qui peuvent vous aider à déterminer le bon moment pour lancer une action en particulier. Au moment de revoir votre liste d'actions considérez quatre critères :

- le lieu où vous vous trouvez (avez-vous accès au téléphone, à Internet, à l'ensemble des documents nécessaires...),

- le temps dont vous disposez jusqu'à la prochaine interruption (réunion, coup de fil, rendez-vous...)

- votre niveau d'énergie, on ne s'attaque pas aux mêmes types de tâches le matin et le soir,

- et enfin, les priorités propres à chaque tâche. (Vous noterez que ce critère est un parmi d'autres.)

Certaines personnes débordées ont tendance à privilégier les tâches entourées d’un sentiment d’urgence, plutôt que les tâches « de fond ». Or, accepter de ne pas faire ce que l’on doit faire pour prendre en charge un travail urgent est source d’anxiété et de stress. A terme, vous risquez de vous dérober totalement de vos responsabilités. Vous pouvez évidemment traiter les urgences et cessez de travailler pour cela, mais cela ne doit pas être une fuite. Soyez honnête avec vous-même.

David Allen explique que ce sont les personnes intelligentes qui ont le plus tendance à procrastiner et à se laisser envahir par leurs tâches. Elles paniquent également plus rapidement. Pourquoi ? Parce qu’elles sont sensibles et donc susceptibles d’imaginer en permanence une multitude de scénarios catastrophes. A l’inverse, les personnes laborieuses accompliront leurs tâches quotidiennes sans se poser de questions.

Créativité et intuition : une gestion de projet horizontale et efficace

Comme nous l'avons vu précédemment, les projets sont les tâches qui nécessitent plusieurs étapes pour être réalisées. Il existe une multitude de méthodes et d'outils comme le diagramme de GANTT qui facilitent la gestion de projet. Selon David Allen, les réunions "traditionnelles" peuvent passer sous silence un certain nombre de points clés. Elles ont également tendance à endormir la créativité de l'équipe contrairement à un brainstorming. David Allen propose lui une organisation horizontale et naturelle des projets.

Il prend l'exemple d'une soirée entre amis au restaurant pour fêter un anniversaire. Quand ce type d'événement se présente, vous savez le gérer naturellement. Vous avez l'idée d'organiser cette soirée, vous en parlez à des amis, vous fixez une date et un lieu ensemble. Ensuite, vous appelez pour réserver une table. Dans ce type de "projet" il ne vous viendrait pas à l'idée de faire les actions dans le désordre, et de commence par fixer une date, pour ensuite soumettre l'idée à vos amis. Pour mettre en place une gestion de projet naturelle, il préconise une méthode en 5 points :
1. L'intention. Quel est le but et l'objectif de ce nouveau projet. C'est la réponse à cette question qui permettra de répondre à toutes les autres. Quelles ressources attribuées au projet ? Quelles sont les limites du budget ? Etc.

2. La vision et le résultat. A quoi ressemblera le projet quand il aura réussi. Quels seront les chiffres qui prouveront que le projet est un succès ? Quelles sont les métriques à analyser ?

3. Le brainstorming. Réunissez votre équipe et soyez créatifs tous ensemble. David Allen préconise le mind-mapping, c'est à dire de noter sous forme d'arborescence toutes les idées évoquées et celles qui en découlent. Vous observerez ainsi visuellement le fonctionnement des cerveaux de votre groupe. Le fait de soumettre l'ensemble des idées qui vous viennent vous permettront de vous en débarrasser pour en faire naitre de nouvelles.

4. L'organisation n'est pas la partie la plus complexe. Elle consiste à répondre aux questions : quel est le plan ? Et : qui se charge de cette partie ?

5. L'action. David Allen recommande de se poser la question qui revient régulièrement dans sa méthode : "quelle est la première action à effectuer ?" En gestion de projet, celle-ci vous permettra de prendre du recul et de vous demander : "Est-ce bien à moi de me charger de ce projet ? Ai-je le temps et l'envie de le développer ?"

Conclusion

En conclusion, la méthode GTD peut avoir un réel pouvoir sur le quotidien de ceux qui la suivent. Elle permet non seulement à chacun de se prendre en main, de lever la tête du guidon et de considérer son travail, mais aussi de prendre en compte sa vie avec davantage de recul. David Allen note, en effet, que les cadres ayant changé de vie après avoir pratiqué plusieurs mois la méthode GTD, ne sont pas rares.

Ce qu’il faut retenir de la lecture de ce résumé :

- Pour ne plus être stressé, reprenez le contrôle et libérez votre esprit de ce qui l’encombre

- Gérez votre stress en maîtrisant votre flux de travail

- Planifier un projet peut se faire de manière naturelle et intuitive

- La partie la plus intelligente de vous-même doit prendre le contrôle

- Un classement sans faille est à l’origine de toute bonne organisation

- L’examen est l’étape la plus importante de votre système GTD

- Pour vous mettre à l’action, suivez votre intuition



Je change #AvecCeKoob

Koober vous donne la méthode pour utiliser et mettre en action ce koob de manière concrète. Un kickoff immédiat pour appliquer la méthode de David Allen.

Dès maintenant, libérez une partie de votre esprit. Prenez une feuille de papier et notez-y les trois tâches que vous avez à réaliser, celles qui vous obsèdent le plus (changer les pneus de la voiture, recruter un nouveau collaborateur…). Maintenant, notez, à côté de chacune, la première action à effectuer pour réaliser chacune d’entres elles (appeler le garagiste, rédiger la fiche de poste…). C’est fait ? Vous devez déjà vous sentir un peu plus maître de votre destin.

Poussez l’expérience plus loin ! L’une de ces actions peut-elle être réalisée en moins de deux minutes ? Si oui, faites-le !

Vous venez de faire un pas vers la sérénité et la productivité. Pourquoi ne pas continuer ?

Dès demain matin, envisagez de ranger votre espace de travail et de libérer votre esprit, selon la méthode GTD. Procurez-vous des corbeilles à papier et des pochettes en nombre important et lancez-vous !

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous rendrez sur le site Internet de David Allen (en anglais). Vous y trouverez de nombreuses ressources et notamment des podcasts qui vous permettront d’appréhender les subtilités de la méthode GTD.
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http://entraide.forumactif.org
 
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