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 Comment réussir une négociation

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MessageSujet: Comment réussir une négociation   Mar 27 Juin - 18:42

Comment réussir une négociation

En lisant ce résumé vous découvrirez comment appréhender les rouages d'une négociation réussie.

Vous découvrirez aussi que :

- rester sur ses positions risque d'entraîner un accord inégal, voire pas d'accord du tout ;

- l'humanité, le calme, l'ouverture d'esprit et l'objectivité sont des qualités essentielles à un bon négociateur ;

- il faut s'appuyer sur une bonne connaissance du sujet et se justifier par des sources sérieuses ;

- une bonne préparation en amont est indispensable ;

- ne jamais mettre tous ses œufs dans le même panier mais plutôt rechercher une porte de sortie au cas où.

La médiation est présente partout et à chaque moment de notre vie. C'est une médiatrice impartiale que ce soit dans la vie professionnelle ou dans la vie privée. Une médiation raisonnée permet d'éviter bien des conflits.

La tractation est un affrontement d'idées et de volontés : face aux situations qu'elle engendre, celui qui cède le premier perd la partie

Une négociation se fait sur deux plans, le fond et la forme. Le fond concerne la raison et la forme, la méthode de négociation. Elles interagissent l'une avec l'autre tout au long du processus. La négociation de position, dite classique, est un combat de nerfs théâtral et fastidieux. Chacun y joue son personnage afin de cacher ses véritables intentions. Les participants en font une question d'amour propre et veulent défendre leur honneur. Cette procédure ne peut aboutir qu'à un accord inégal, vécu comme injuste par l'une des deux parties. Dans le pire des cas, il n'y aura pas d'accord du tout.

En outre, dans l'impossibilité de trouver un juste milieu, les protagonistes risquent de rompre toute relation à venir. Il faut savoir que ce phénomène est proportionnel au nombre de négociateurs. Plus ils sont nombreux, plus les positions le sont aussi. Il est dans ce cas plus difficile de trouver un terrain d'entente. À l'instar d'une négociation classique, une négociation empathique n'est guère plus judicieuse parce qu'elle sera éloignée des intérêts des parties. Les concessions faites avec le sourire pourront s'avérer lourdes de frustrations ultérieures.

Il arrive même qu'un négociateur compréhensif affronte un négociateur intransigeant. Dans ce cas, il y a danger parce que celui qui fait les compromis risque fort de se faire dévorer par le guerrier. En effet, le plus conciliant fera les efforts nécessaires afin d'éviter le conflit. Le plus ferme, quant à lui, restera sur ses positions afin d'obtenir ce que « lui » veut. Il lui importe peu que le rapport de force soit biaisé. L'important pour lui est de ne pas céder. L'accord ainsi obtenu sera tout sauf équitable. Pourtant, en débattant des préoccupations de chacun, un terrain d'intérêt commun en ressort. On peut alors débattre équitablement puisque les positions ne sont pas si éloignées que ce à quoi on s'attendait.

Cette négociation remet au cœur la sensibilité des participants. Elle scinde le côté personnel du sujet à débattre. L'enjeu est mis en avant plutôt que la position, contrairement à une négociation classique.

Les négociateurs sont des personnes, leur psyché influence leur comportement. De notre capacité d'attention, de compréhension et d'ouverture dépend la réussite de la négociation

La négociation touche aux préoccupations personnelles profondes des intervenants (ethnie, nationalité, sexe, vécu, etc). Que ce soit l'orgueil ou la confiance en soi, les enjeux provoquent le ressenti subjectif des négociateurs, c'est pourquoi les idées préconçues sont à bannir.

Un accord pourtant judicieux peut ainsi échouer si l'une des parties a l'impression de ne pas avoir été fidèle à ses principes. Non pas qu'elle soit opposée à cette solution, mais elle ne s'y reconnaît pas. Dans ce cas précis, la formulation de l'accord a aussi son importance.

S'intéresser aux préoccupations de l'autre même si on les considère futiles n'est pas une perte de temps. Tout comme l'intégrer dans toutes les étapes de la négociation (analyse, recherche de solution). En effet, cette marque d'intérêt et de respect engendrera les meilleures dispositions de la partie qui se sent comprise. Ainsi, les négociations sur les points dits incontournables s'en trouveront facilitées. Cette façon de procéder n'est pas très coûteuse mais salvatrice.

Pour être un bon négociateur, il faut être capable de se mettre à la place de l'autre tout en faisant abstraction de son propre ressenti. Ainsi, on peut être amené à revoir légèrement sa position en comprenant un peu mieux celle de l'autre. Si les deux protagonistes procèdent de la sorte, ils trouveront plus aisément un terrain d'entente. La façon d'exposer la situation a notamment son importance parce qu'elle permet à l'autre de voir les choses de notre point de vue. Lorsque le locuteur reste fermé, ou irrationnel aux arguments objectifs, il ne sert à rien de répondre aux attaques et de transformer le débat en combat de titans.

Au contraire, il vaut mieux rester en retrait, encourager l'autre à vider son sac même par la colère afin d'apaiser la tension. En revanche, il convient de se demander quelles sont ses raisons (psychologiques ou pas). Puis on reprend chaque point par la formulation de questions objectives. Ainsi, on l'interroge concrètement sur ses critères et sur les conséquences de l'application de ses mesures. Cela lui permettra de se rendre compte par lui-même de l'incohérence de ce qu'il impose et pourra l'aider à prendre sa décision.

La recherche objective des intérêts communs, complémentaires ou opposés est un atout primordial pour une négociation réussie

En général, il faut essayer autant que possible de limiter au strict minimum les interlocuteurs d'une négociation. Le pouvoir de l'autre ne lui confère pas forcément l'avantage. Il serait dangereux de s'en persuader. Au contraire, il faut rester un négociateur objectif mais lucide. On négocie pour répondre à des besoins personnels, primaires ou non. C'est pourquoi les négociateurs ne doivent avoir en ligne de mire que la compréhension de leurs intérêts communs.

Il en va de même lorsque l'opposant est le représentant d'une entité. Le tout est de distinguer les motivations de la discussion sans rester retranché sur ses positions. Pour ce faire, il faut dresser la liste des intérêts communs, complémentaires et opposés puis discuter des solutions à apporter. Il ne faut pas briser l'ingéniosité dans cette recherche par des jugements systématiques. Dans le cas du représentant cela servira d'aide à l'argumentaire pour convaincre ses partenaires. Le seul critère recevable reste l'objectivité parce que dans ce cas le locuteur n'a pas d'autre choix que de s'ouvrir à la discussion.

Lorsque l'on fait une proposition, il convient de rechercher des points de vue neutres. Il est également utile de référencer son argumentaire. Pour ce faire, on peut se servir d'éléments concrets afin de faire jurisprudence, tels que des réglementations, des études scientifiques ou des valeurs ayant une notoriété publique. Ainsi, on évite l’écueil d'une bagarre stérile tout en instaurant une distance entre le problème et l'individu.

L'étude de ces appuis techniques permet de mieux comprendre l'ensemble du point à débattre. Il en résulte que les deux adversaires peuvent se faire une idée précise des conséquences de l'accord envisagé. L'un comme l'autre sera d'ailleurs peut être amené à modifier sa trajectoire. Cependant, il reste impératif que le point de référence soit lui aussi impartial. Être ferme sur ses positions n'est pas très judicieux. À l'inverse, défendre ses intérêts l'est. En effet, cela oblige à une plus grande ingéniosité des deux parties afin de trouver des solutions acceptables. Attention, être ferme ne veut pas dire fermé aux intérêts de l'autre. Un tel fonctionnement crée en effet un décalage entre fermeté et compréhension requise.

Une bonne préparation découle un bon accord. « Rien ne sert de courir, il faut négocier à point »

Rechercher un accord coûte que coûte est une erreur. Il est important de bien maîtriser le sujet du débat. Selon l'adage « un homme averti en vaut deux » et il devient plus difficile de le spolier. Avant de formuler une proposition d'accord, il vaut mieux s'être documenté afin de contrer les arguments contradictoires de son interlocuteur. En effet, il serait préjudiciable de perdre sa crédibilité parce que l'on maîtrisait mal le sujet.

Il faut anticiper les réactions de l'autre pour chaque solution avancée. On étudie leurs avantages et inconvénients ainsi que leurs incidences d'un point de vue économique et/ou personnel. L'étude préalable permet de connaître notre offre limite et notre solution de repli. De cette étude découle notre stratégie. Lorsqu'on a bien étudié la solution de secours et son application, le rapport de force n'est plus aussi évident. Celui qui a trouvé une bonne issue de repli n'a plus autant à perdre, il peut être plus ferme dans sa négociation.

Lorsqu'on est dans l'impasse et que notre opposant redoute d'aboutir à un accord défavorable, on peut débloquer la situation en élaborant une solution annexe, voire partielle.

Il est possible pour conclure de laisser intervenir et/ou trancher une tierce personne (banquier, psychologue, économiste, médiateur, etc.). Ces derniers donneront une vision globale du problème. Cela rassurera le négociateur frileux et permettra, par la même occasion, de finaliser l'accord. On peut envisager également de répartir les rôles sur la prise de décisions : tu proposes, je choisis, chacun son tour.

Il faut savoir qu'on ne naît pas bon négociateur. Pour se rôder, il est par exemple possible de s'entraîner, comme pour une pièce de théâtre, avec ses amis. Avant d'être maître, il faut être apprenti. On commencera par des propositions d'accords types qu'on sait pouvoir mener à bien. Avec le temps, l'expérience et l'analyse des résultats antérieurs, on pourra tenter des approches plus aventurières.

L'ambiance, le lieu et l'état d'esprit dans lesquels les négociateurs se trouvent lors de la négociation influent beaucoup sur l'issue de celle-ci

Avant toute négociation, il est important d'apprendre à connaître son interlocuteur, afin de tisser une relation qui pourra servir à détendre l'atmosphère le cas échéant. En effet, il est plus facile de plaisanter avec une personne que l'on connaît qu'avec un parfait inconnu. Les négociateurs doivent se percevoir comme des partenaires visant un même but : l'accord. La discussion sera d'autant plus paisible si on aborde les questions affectives et émotionnelles. Tenir compte de l'humanité et du ressenti des interlocuteurs, c'est bâtir une relation empreinte de respect et de bienveillance.

La qualité de l'argumentation est très importante également. Il faut rester direct et précis sans noyer le partenaire sous un flot de paroles qui compliquerait sa compréhension. Il est d'ailleurs préférable d'avoir une discussion franche et directe avec son opposant. De la même manière pour être entendu de lui, il faut d'abord l'avoir écouté. En reformulant son argumentaire, on assure à notre interlocuteur notre bonne compréhension. Il faut garder en tête sa propre ouverture d'esprit et non se demander si l'autre est assez ouvert. Ne transmettons que notre propre ressenti sans impliquer l'autre négociateur. Toute réflexion désobligeante est à bannir parce qu'elle ne ferait qu'envenimer la situation. Si l'état d'esprit des négociateurs est primordial, le lieu de la prise d'accord l'est tout autant. Il dépendra :

- du climat psychologique des parties ;

- du matériel nécessaire pour mener à bien la négociation ;

- de la liberté de quitter la négociation.

S'installer l'un à côté de l'autre et non en chiens de faïence autour de la table est un bon moyen de se positionner en collaborateurs. Le cœur du débat doit toujours être tourné vers l'avenir et non sur un règlement de compte d'événements passés. Il est primordial de séparer l'aspect émotionnel du fond afin de ne pas tomber dans une négociation de position. Il ne faut pas oublier non plus que la négociation en cours aura sans doute une relation de cause à effet sur les suivantes.

La recherche de solutions et l'étude des applications est un travail d'équipe. Elle peut se faire avec des partenaires, mais également avec la partie prenante

Pour trouver une fin heureuse à une négociation, il vaut mieux être créatif afin de trouver plusieurs solutions à étudier. Pour ce faire, il est conseillé de se réunir en amont avec d'autres protagonistes du cercle privé ou professionnel (de cinq à huit personnes). Cette réunion, dans un lieu inhabituel, aura pour but de brasser les idées, bonnes ou mauvaises, sans aucune censure. L'important réside dans l'enchaînement des solutions trouvées en rebondissant des unes aux autres. Cela assure une plus grande inventivité parce que les intervenants, qui se connaissent bien, ont moins d’inhibitions.

Dans le cas contraire, une présentation s'impose. Tout le monde se placera côte à côte face au problème à étudier, afin de renforcer l'esprit de cohésion. La réflexion réside ici à différents niveaux : le problème lui-même, les causes à effets, la recherche de solutions et leur élaboration concrète. Ce procédé permet de rebondir sur les points traités et d'envisager d'autres aspects du problème. Il faut également nommer un meneur de débats qui saura poser les règles, recadrer et relancer les discussions. Les idées seront reportées sur un grand support afin de fixer le travail de groupe. Cela donne une vision de l'avancement du débat et permet de rebondir sur chaque point. Quand toutes les solutions sont posées, les partenaires peuvent alors formuler un avis afin de distinguer les meilleures d'entre elles. Ces dernières seront retravaillées, reformulées afin d'en tirer l'essence. Finalement, le groupe conviendra d'une autre séance qui aura pour but de formaliser le choix des solutions.

On peut également envisager de faire la même chose avec la partie prenante. Dans ce cas, il faut commencer par rappeler que cette réunion est informelle, qu'il s'agit d'une séance détendue de recherche de solutions et non de conclusion d'un accord. Toutefois, il faut garder à l'esprit qu'on marche sur un terrain miné. N'hésitez surtout pas à avoir recours à l'humour, cela éviterait de prendre une idée saugrenue pour acquise. Il est primordial de séparer la partie recherche créative de solutions, de la prise de décision. L'état d'esprit n'est pas le même. D'un côté, on travaille en partenaire alors que dans l'autre la rivalité reprend le dessus.

Connaître sa zone de confort, entre la limite à ne pas franchir et sa solution de repli, constitue un réel atout lors des pourparlers

La recherche d'une solution de rechange sert également d'étalonnage pour les solutions que propose l'adversaire durant la négociation. D'où l'intérêt d'y réfléchir avant les débats. Il faut aussi déterminer la proposition en dessous de laquelle l'accord serait moins avantageux que notre issue de secours. Cela constituera notre zone critique qui ne pourra être franchie. Il est possible de dévoiler sa solution de secours à l'adversaire dans le cas ou cela nous donne un moyen de pression.

Il est judicieux de ne pas s'arrêter là. Il faut étudier par la même occasion les portes de sortie de l'opposant. Si on connaît ses limites acceptables ainsi que celles de l'interlocuteur, la zone de discussion apparaît plus évidente.

Enfin, avant de proposer un accord, il est bon de visualiser les implications de ce dernier sur son vis-à-vis et sur soi. On peut rédiger un accord à trous qui sera complété au fil de la discussion ou après. Attention, cet accord sera provisoire. Le débat reste ouvert, l'adversaire peut admettre ou présenter ses réserves. La solution de secours n'est pas LA solution, mais UNE solution. Au cours de la discussion, il est judicieux de faire connaître à l'opposant ce qui risque de se passer dans les deux cas de figure (le refus ou l'accord). Il faut s'assurer également qu'on ne va pas payer cher, à l'avenir, le petit profit qu'on a obtenu aujourd'hui (mauvaise réputation, mauvaise conscience, procès).

La recherche d'une solution équitable maintient les bonnes relations futures. Les critères de négociations sont un outil, mais pas une finalité. Dans l'impasse, on peut faire comprendre à l'autre que notre solution annexe lui serait défavorable. De même, on peut changer le rapport de force en faisant comprendre à l'autre que la sienne n'est pas aussi intéressante que ce que l'on offre. Si la prise de position intervient après l'analyse des objectifs et l'élaboration des solutions, cela aura une incidence moindre puisque le travail en amont aura tout de même été réalisé. À ce stade, on peut demander l'intervention d'un médiateur. Compte tenu de l'effort que demande la négociation objective, il faut toujours séparer la conclusion des discussions préalables.

La conduite à tenir face à un négociateur tricheur tient en deux mots : objectivité et flegme

Il arrive qu'un des négociateurs fasse volontairement de l'anti-jeu. Il utilisera tous les moyens pour prendre l'avantage (le mensonge, l'accréditation, les intentions, le lieu du délibéré, la manière de mener la discussion, la dévalorisation, etc). Lorsque l'adversaire n'est pas le décisionnaire, on peut soit reporter l'accord afin que le mandataire fasse valoir notre point de vue, soit demander de traiter directement avec l'intéressé. Face à ce comportement, il est fréquent soit de céder, soit d'imiter à tort son adversaire. La meilleure des approches reste de signifier clairement à l'autre qu'on sait ce qu'il essaye de faire. On tente alors de le pousser à voir l'avantage d'une négociation objective. Ainsi démasqué, le locuteur ne voudra pas perdre sa crédibilité et cessera en général son petit jeu.

On peut également élaborer les règles de la collaboration. Si l'opposant ne les respecte pas, il ne faut pas hésiter à appliquer les sanctions prévues. Il existe toujours une solution de rechange. Lors d'une menace, restez calme parce qu'il est plus judicieux de répondre de façon détachée en présentant objectivement les causalités inhérentes à telle ou telle position. Certains protagonistes refusent tout engagement par peur de voir leur honneur ébranlé. Ils imposent ainsi toute une liste de prérequis. Dans cette situation, la marche à suivre et de pousser le récalcitrant à se mettre à la place de l'autre et de trouver des méthodes de négociation novatrices. Il faut toujours demander à son interlocuteur d'expliquer sa position ou son attitude, voire de se référer à ses valeurs morales. Cela l'oblige à se regarder dans le miroir et à se remettre en question. Qu'importe la difficulté, il ne faut jamais céder, mais il faut réaffirmer son désir de conclure un accord juste en toute objectivité. Par exemple, lorsqu'un négociateur prétend que son co-décisionnaire ne cédera jamais, il convient d'obtenir d'abord son accord par écrit, puis celui du prétendu récalcitrant.
Conclusion

Ce livre reformule et organise des pensées et des comportements de tous les jours. Il tente d'expliquer le fonctionnement implicite des négociateurs. Si on en prend conscience, cet ouvrage nous sera d'une grande aide. La négociation objective représente la meilleure manière d'obtenir un accord dans le respect des différences et des relations humaines.

Ce qu'il faut retenir de la lecture de ce résumé :

- la tractation est un affrontement d'idées et de volontés. Celui qui cède le premier perd la partie, mais nous ne sommes pas tous égaux face aux différentes situations ;

- les négociateurs sont des personnes, leur psyché influence leur comportement. De notre capacité d'attention, de compréhension et d'ouverture dépend alors la réussite de la négociation ;

- la recherche objective des intérêts communs, complémentaires ou opposés est un atout primordial pour la négociation réussie ;

- d'une bonne préparation découle un bon accord. « Rien ne sert de courir, il faut négocier à point » ;

- l'ambiance, le lieu et l'état d'esprit dans lequel les négociateurs se trouvent lors de la négociation influent beaucoup sur l'issue de celle-ci ;

- la recherche de solutions et l'étude des applications est un travail d'équipe. Elle peut se faire avec des partenaires mais également avec la partie prenante ;

- connaître sa zone de confort, entre la limite à ne pas franchir et sa solution de repli, constitue un réel atout lors des pourparlers ;

- la conduite à tenir face à un négociateur tricheur tient en deux mots : objectivité et flegme.
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