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 Tout accomplir sans effort

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MessageSujet: Tout accomplir sans effort   Mar 27 Juin - 22:04

Tout accomplir sans effort

En lisant ce résumé, vous découvrirez comment la méthode “getting things done” (GTD), établie par David Allen, coach pour dirigeants d’entreprise, peut vous aider à améliorer vos journées. Vous allez enfin avoir la sensation de maîtriser votre temps, d’être productif, et vous pourrez prendre le temps de faire ce que vous aimez. Munissez-vous d’un papier et d’un stylo, installez-vous dans un fauteuil confortable et commencez à réfléchir !

Vous découvrirez aussi que :

- la GTD n’est pas une recette miracle, mais plutôt un guide à suivre à la lettre pour que vos efforts portent leurs fruits ;

- cette méthode peut s’appliquer à tous les domaines de votre vie, de l’achat d’une cafetière à un changement de vie professionnelle ;

- lorsque vous l’aurez appliquée, vous posséderez une véritable carte routière qui vous guidera et vous permettra d’être plus efficient.

La vie quotidienne peut devenir très anxiogène si elle n’est pas maîtrisée : lorsqu’une mission ne vous paraît pas claire, que vous pensez ne pas posséder les moyens nécessaires et surtout qu’il vous manque la méthode pour tout organiser, rien ne va plus.

Cet ouvrage fait suite à “S’organiser pour réussir”, publié en 2001, qui a vulgarisé l’approche GTD, mais va au-delà en approfondissant tous les aspects de cette méthode qui a séduit d’innombrables lecteurs. Onze segments sont présentés ici dans le détail, avec pour chacun d’eux des méthodes de mise en pratique. Même ceux qui connaissent déjà GTD apprendront de nouvelles choses. Attention toutefois, il ne s’agit nullement d’une recette miracle ! C’est à vous de réfléchir afin de fournir moins d’efforts.

La GTD est une méthode qui s’adapte à tous et à tout

Pourquoi la méthode GTD a-t-elle autant de succès ?

Tout d’abord, parce qu’elle fonctionne avec tout, notamment avec les nouvelles technologies, et pour cause : cette méthode fonctionne comme un programme informatique qui rentabilise le temps et permet de prévoir bon nombre de situations.

De plus, la GTD ne nécessite pas un équipement spécifique ou des connaissances particulières pour être mise en place : elle s’applique à tous les types d’individus ou de groupes, à toutes les classes d’âge ou socioprofessionnelles, et connaît un succès fulgurant dans de nombreux pays. Cela entre autres parce qu’elle permet de s’émanciper d’un mal qui ronge l’être humain : celui provoqué par le renouveau constant — le monde change si souvent qu’il en devient déstabilisant. L’Homme finit par perdre ses repères et se sent mal à l’aise en société.

En outre, alors que la plupart des méthodes se focalisent sur l’organisation du temps et de l’information, la GTD permet de gérer soi-même son adaptation à l’environnement, qui ne peut être modifié au gré des personnalités.

Enfin, la méthode GTD est intuitive : elle suit le même cheminement intellectuel que celui emprunté par l’Homme pour régenter son propre univers. Elle n’induit pas une remise en cause de l’existence, mais plutôt une prise de conscience des obstacles qui barrent la route de ce dernier, ainsi que de ses talents.

Bref, la GTD à l’avantage d’éliminer l’impression désagréable d’être débordé et de se noyer dans un verre d’eau, en compilant trois modèles :

1. la maîtrise des flux de travail, c’est-à-dire déterminer précisément ce qu’il est nécessaire de faire et les actions à mener ;

2. la planification de projets plus ou moins complexes, eux-mêmes subdivisés en tâches ;

3. le principe des horizons, qui correspondent à l’intérêt donné à une tâche, en fonction des normes à respecter.

L’avantage de cette méthode est qu’elle permet de mettre de l’ordre dans l’esprit humain. Le cerveau a en effet une fâcheuse tendance à ressasser les problèmes, comme s’il s’évertuait à les résoudre lui-même. Ses défauts étant, d’une part, sa capacité de stockage relativement limitée au niveau de la mémoire à court terme, et d’autre part, qu’il ne sait pas prioriser. Il en résulte une anarchie cérébrale au sein de laquelle acheter une baguette de pain ou une maison sont deux actions revêtant pour lui la même importance.

Il est bien plus logique et rassurant de noter les tâches à accomplir dans un agenda pour éviter d’avoir à se les remémorer continuellement. Alors, pourquoi ne pas étendre ce principe à toutes les démarches de la vie quotidienne ? C’est ainsi que fonctionne la GTD.

Quels que soient son profil et ses objectifs, il est possible de mettre de l’ordre dans ses affaires grâce à la GTD

Il est normal de ne pas réussir à comprendre une situation de temps en temps, le tout est de savoir comment reprendre le dessus. La méthode GTD est une aide précieuse, elle permet de gagner en productivité en traitant toute problématique selon deux axes : organiser ses actions et établir ses objectifs.

Cette démarche est la même quel que soit le projet, qu’il s’agisse d’une problématique professionnelle complexe ou de la préparation d’un repas. Il existe en fait cinq étapes qui permettent de mener à bien ses projets, et six façons d’évaluer ses priorités, d’où les onze segments déjà mentionnés.

La GTD fonctionne comme une carte routière montrant le chemin à ceux qui sont perdus. Il est possible de ne pas avoir besoin de la consulter en permanence, ou du moins de ne pas considérer certains détails comme nécessaires. Cette méthode peut d’ailleurs paraître inutile dans le cas où vous ne vous perdez jamais. Peu importe : elle sera toujours là si besoin.

Pour en revenir à la dualité perspective-contrôle, il suffit d’imaginer que ces deux composantes sont des axes, tels ceux d’un repère orthonormé utilisé en mathématiques. Le contrôle se trouve en abscisse et la perspective en ordonnée. Selon le degré de contrôle et de perspective, il est possible d’établir certains profils. Par exemple, un capitaine est celui qui possède ces deux critères à haute échelle : il se situe donc à droite et en haut sur le repère.

Une victime, en revanche, est la personne placée en bas à gauche du repère, car elle dispose d’un faible contrôle et d’une faible perspective. Concrètement, cela signifie qu’elle est continuellement en train de parer au plus pressé et qu’elle accumule facilement les tâches à accomplir. Elle s’enferme sans s’en rendre compte dans une spirale infernale au sein de laquelle la pression devient de plus en plus importante. Il arrive fréquemment à n’importe qui de se trouver dans cette situation, ne serait-ce que lorsqu’un impératif survient sans prévenir, et certains s’y complaisent.

Savoir contrôler une situation sans parvenir à avoir de la perspective est l’apanage du micro-gestionnaire, qui organise ses activités de façon un peu trop carrée. Cette catégorie se trouve plutôt en bas et à droite de l’axe : c’est le domaine du bureaucrate qui veut tout contrôler et tout organiser, au risque de scléroser son entreprise.

En revanche, avoir beaucoup d’idées et une bonne perspective, mais ne rien contrôler, est la définition d’un gestionnaire anarchique. Il n’arrive pas à se concentrer et s’engage à outrance, sans pouvoir honorer ses promesses. Toutefois, ce type de comportement n’est pas toujours négatif ; il faut parfois savoir se laisser aller et bouleverser sa routine organisationnelle.

Quant au capitaine, il vit dans un état d’équilibre parfait, n’est submergé par aucune tâche, et ne pose aucunes barrières entre vie personnelle et vie professionnelle.

Il n’existe toutefois personne qui soit cantonné à un certain profil ; les profils dépendent comme tout de la tendance, et peuvent changer régulièrement. Il est possible, par exemple, d’être micro-gestionnaire au moment de cuisiner un gâteau, ce qui évite de rater sa recette, puis d’être victime après un accident de voiture, et de paniquer.

La première étape de la méthode consiste à étudier son environnement

Cette première étape consiste à récolter les informations autour d’une problématique, mais sans effectuer un quelconque tri. La plupart du temps, lorsque quelque chose fonctionne, aucun message n’est perçu : lorsque le cœur bat normalement, personne n’y prête attention. Toutefois, s’il a des ratés, une information s’achemine au cerveau et ne disparaît pas tant que le problème n’est pas résolu. Il s’agit donc de recenser les informations relatives au dysfonctionnement du cœur et de ne pas les laisser se perdre dans l’inconscient.

Il est possible de commencer cette phase par une étude de l’environnement direct. Imaginez que vous êtes assis à votre bureau. Prenez un papier, un stylo et notez tout ce qui se trouve autour de vous et à quoi cela sert. Dans votre tiroir de gauche, sur votre bureau à côté de la lampe, au mur… Notez tout ce qui accapare votre attention. Il y a très certainement un dossier que vous n’avez jamais rangé ou un cadre que vous avez toujours voulu changer.

Il est également possible d’adopter une représentation par altitude, qui évalue l’importance attachée à une problématique. L’altitude de 5 000 mètres correspond à des projets très concrets, comme remplacer la vieille imprimante qui prend la poussière sur le bureau. L’altitude de 10 000 mètres concerne plutôt les domaines de responsabilité ; certains d’entre eux peuvent être problématiques : vous êtes en charge de la politique de formation des employés de l’entreprise, mais le budget dont vous disposez est dérisoire et vous êtes dans l’obligation de sacrifier certains stages.

Au-delà, l’altitude de 15 000 mètres regroupe les projets à réaliser dans le futur, mais qui peuvent être préoccupant aujourd’hui, sans pour autant envahir le quotidien. Vous avez décidé de courir le marathon de New-York et vous savez que cela exige de vous une alimentation adaptée et un entraînement physique conséquent. Il faut donc capter toutes ces exigences.

Un peu plus haut encore, à 20 000 mètres, se situent les projets à long terme, c’est-à-dire les défis ou les possibilités envisagées. Par exemple, votre vie professionnelle ne vous satisfait pas vraiment et vous pensez que dans les cinq ans à venir il serait bon de changer radicalement de voie.

À 25 000 mètres, enfin, plafonnent les aspects fondamentaux de la vie. Si vous savez parfaitement quel sens donner à votre vie, vous n’aurez peut-être rien à placer dans cet espace. Toutefois, si quelque chose de plus profond vous tourmente, c’est l’endroit où il faudra le consigner. Encore une fois, nul besoin d’avoir fait le tour du problème dans son ensemble, le tout est de savoir par où commencer.

Il est ensuite possible d’extérioriser toutes ses pensées, si besoin est, sur un cahier où sera noté systématiquement tout ce qui s’est passé dans la journée, sous forme de journal. L’écriture est un moyen de sortir une idée de sa tête afin de faciliter la réflexion sur autre chose.

Attention : la prise de note doit se faire sur un média immédiatement accessible ; autant dire qu’un ordinateur n’est pas forcément le support le plus pertinent. Il faut être prêt à noter une idée soudaine sur un coin d’enveloppe ou un petit bloc-notes à portée de main.

Un autre moyen de s’éclaircir les idées est de faire le ménage. Aussi saugrenu que cela puisse paraître, le fait de ranger un tiroir ou de faire la poussière permet d’évoluer dans un environnement plus propice à la réflexion et de se débarrasser de ce sentiment d’inaccompli.

La clarification permet d’effectuer un premier tri dans tout ce qui accapare l’esprit

Après avoir noté consciencieusement tout ce qui retient son attention, il est temps de se poser les bonnes questions. En effet, rien ne sert de noter une idée si l’on n’en fait rien.

La lettre que vous avez reçue de l’oncle Robert est particulièrement émouvante. Vous l’avez ouverte, vous l’avez lue, puis elle est restée sur le buffet car vous ne saviez pas quoi en faire. La jeter ? Hors de question, c’est la lettre de votre oncle ! La classer dans un dossier “Lettres émouvantes” ? Non, vous n’en avez qu’une comme celle-là. Il ne semble pas y avoir de solution et cette lettre va accaparer votre attention chaque fois que vous passerez devant, sans relâche.

La clarification consiste à revoir toutes les idées retranscrites, ayant été placées dans ce qui s’appelle une boîte d’entrée, et d’évaluer l’importance que chacune d’elles revêt. Pour chaque, il est essentiel de se demander si elle est activable, c’est-à-dire si une action doit être menée pour la réaliser. Si ce n’est pas le cas, l’idée peut être jetée ou réévaluée plus tard.

Lorsqu’une idée est activable, il convient de déterminer quels sont les objectifs qu’elle vise et quelle est la première action à mener en ce sens. Il faut éviter de tomber dans un piège fréquent : vouloir résoudre un problème d’un seul coup en mettant en place une solution globale. Dans le cas, par exemple, d’une divergence d’opinion avec un employé, plutôt que d’attendre que la situation s’envenime et d’être obligé de prendre la décision radicale de le licencier, il vaut mieux procéder par étapes. La première peut être de demander à l’un de ses collègues de parler de cet employé, puis, éventuellement, d’organiser une première confrontation avec ce dernier, etc. En procédant ainsi, petit pas par petit pas, il sera plus facile de progresser vers l’objectif établi.

Attention également à bien noter l’idée, sans quoi il sera difficile de définir les actions adéquates. Si l’idée est “exercice” pour signifier qu’il est temps de se remettre en forme, il vaut mieux noter : “faire un plan d’entraînement hebdomadaire”. Les actions seront plus faciles à définir.

Que faire lorsqu’un élément n’est pas activable ? Il faut le placer dans l’une des trois catégories suivantes :

1. la première regroupe les éléments sans importance, comme un message laissé par erreur sur son répondeur ou de vieux bibelots. Ils sont tout simplement destinés à disparaître et le plus tôt sera le mieux ;

2. la deuxième comprend les éléments à conserver et à revoir plus tard. Ils y sont nombreux : ce sont des projets que l’on refuse d’abandonner, comme se remettre au piano, mais remis à plus tard par manque de temps. Il suffit de les noter quelque part pour s’en souvenir au moment opportun ;

3. la dernière catégorie est celle des éléments de référence. Ils ne nécessitent pas d’actions, mais ils semblent avoir besoin d’être conservés pour pouvoir s’y référer. Par exemple, le numéro de téléphone d’une ancienne nourrice, au cas où l’actuelle ferait défaut.

Le rangement est à la base de la méthode : sans ordre, impossible de progresser

Un minimum d’organisation est indispensable dans la vie de tous les jours : il est courant de ranger ses clés de voiture au même endroit chaque jour en rentrant, pour éviter de perdre plusieurs minutes à les chercher en partant le matin.

Comment déterminer sa capacité d’organisation ? Classer les choses en fonction de la définition qui leur est donnée revient à être organisé. Évidemment, celle-ci est subjective, car chacun possède ses propres définitions. Un tas de papiers sera pour certains symbole de désordre, alors que pour d’autres, il s’agira d’une pile en attente d’exploitation.

L’important n’est pas de mettre en place un système complexe de rangement, mais de pouvoir accéder à l’utile quand besoin est. Pour cela, il suffit de catégoriser correctement chacune des données rangées. Rien ne sert de faire des piles et de classer dans des dossiers sans but.

En outre, ce n’est pas parce qu’une tâche est simple qu’elle ne nécessite pas de demander de l’aide. La plupart des gens considèrent en effet que les actions de la vie quotidienne peuvent être réalisées sans système de gestion particulier : c’est une erreur, car elles dépendent de paramètres aléatoires et nécessitent parfois une résolution immédiate. Il convient donc d’utiliser un système répertoriant les actions dans l’une des six rubriques suivantes : enjeux, actions, incubation, matériel d’accompagnement, matériel de référence et… la fameuse poubelle !

La catégorie enjeux regroupe plusieurs sous-catégories, comme, par exemple, l’intention qui définit la raison d’être de chacun, ou les valeurs qui s’y rattachent, qui servent de cadre aux actions de chaque individu.

Le domaine des actions est celui où chacune doit être établie puis suivie de manière concrète. Elles peuvent être inscritent dans un agenda où est précisé le travail à effectuer, à quelle heure et pendant combien de temps. Elles peuvent également intégrer la catégorie des tâches à effectuer dès que possible, par exemple sous forme de listes de petits travaux à faire ou de sujets à aborder avec un collègue à la compta.

L’incubation regroupe toutes les actions qui peuvent attendre et qui méritent réflexion : certaines peuvent donner lieu à une réflexion régulière, notamment s’il s’agit de reprendre le piano dès que possible. Il est aussi possible d’y réfléchir à partir d’une date donnée, si par exemple vous avez décidé de transformer la chambre de votre fils en salle de cinéma dès qu’il aura quitté la maison.

Les documents d’accompagnement sont indispensables et il n’y a pas d’autre solution que de les stocker dans des dossiers ou boîtes prévus à cet effet. Il peut s’agir d’archives, de notes issues d’échanges avec des clients, etc. Ces documents ne doivent pas être confondus avec les documents de référence, parfois plus nombreux encore, pour lesquels aucune action n’est requise, mais qui peuvent devenir utiles un jour où l’autre.

La dernière catégorie concerne les données qui ne sont plus utiles et dont il faut se séparer au risque de les voir accaparer l’esprit inutilement.

Il est important de réévaluer régulièrement l’utilité d’une information. Les notes de réunion de lundi dernier sont utiles afin de rédiger le compte rendu pour vendredi. Toutefois, dès la semaine suivante, il faut penser à les jeter, car elles ne serviront plus à rien.

Ce premier état des lieux et le tri de ses idées sont de bons moyens de se préparer pour la suite.


Pour chaque élément activable, il est primordial de déterminer une première action

Le système mis en place a désormais besoin d’être analysé, d’abord pour actualiser son contenu. Un projet peut être imminent une semaine puis passer dans la catégorie “un jour peut-être” la semaine suivante. Il est important de balayer tous ses projets au moins une fois par semaine pour avoir une vue d’ensemble, et parce qu’il est nécessaire de prendre de la hauteur.

Certains rechignent à réaliser ce travail chaque semaine, prétextant qu’ils ont autre chose à faire que de cogiter sur des projets simples que leur cerveau peut très bien gérer. Or, ils se trompent, car justement, leur cerveau est continuellement préoccupé par les multiples tâches qu’il leur reste à faire, et il se perd en réflexion. Il est important de lui mâcher un peu le travail et surtout d’extraire des idées pour l’alimenter sous une autre forme, afin qu’il puisse les assimiler sans revenir dessus.

La prise en charge est la dernière étape du processus d’acquisition du contrôle, et elle fait appel à la notion de première action déjà évoquée — un élément est activable s’il nécessite une première action. Toutefois, une action peut être difficile à déterminer. Noter, par exemple : “prendre rendez-vous avec Jean”, est un bon moyen de passer à côté, car ce n’est pas assez précis. Y aura-t-il besoin d’appeler Jean, de lui envoyer un e-mail ou encore de demander à quelqu’un d’organiser un rendez-vous ? Tant que la manière pratique de réaliser une action ne sera pas définie concrètement, elle manquera de clarté.

Que se passe-t-il après ? D’autres actions découleront de la première, et il est primordial à ce stade de mettre en œuvre immédiatement celles qui prennent moins de deux minutes. Les reporter revient à prolonger leur accomplissement futur. Les traiter immédiatement permet de gagner énormément de temps.

La suite n’est pas figée : les priorités peuvent changer de nombreuses fois par jour. Lors de la rédaction d’un rapport, aller prendre un café revient à diminuer la priorité “rapport” et à faire passer devant la priorité “café” — un mécanisme constant, exécuté selon des éléments stratégiques. Il peut dépendre par exemple de l’utilisation de l’approche ascendante correspondant aux différents horizons définis précédemment, où chaque action se situe à une altitude différente et comporte donc une priorité plus ou moins importante.

Il existe cependant des facteurs limitants :

- le contexte : une revue hebdomadaire des tâches est prévue le vendredi matin. Ce jour-là, il n’y a pas de réseau dans le train, il est donc nécessaire de changer de priorité ;

- le temps : la réunion s’est éternisée, et au lieu d’une demi-heure avant la prochaine, il ne reste que dix minutes pour répondre aux e-mails qui devaient être faits à ce moment-là. Là encore, la priorité change ;

- l’énergie : elle varie selon les jours. Il suffit d’une bonne grippe pour que tous vos projets soient bouleversés.
La mise en perspective permet de prendre de la hauteur et de superviser ses objectifs

Les étapes précédentes consistaient à acquérir le contrôle des tâches et à libérer l’esprit de leur présence. Désormais, tout est clair et ne subsiste qu’un véritable sentiment de liberté.

Il est toutefois possible d’aller plus loin en mettant ces éléments en perspective. La répartition par altitude est un bon procédé. Au niveau de la piste de décollage, subsistent les tâches tactiques qui se déroulent au fil de la vie quotidienne. Il peut s’agir, par exemple, de faire une pause café ou de changer l’ampoule de sa lampe lorsqu’elle est grillée. Cela ne veut pas dire que ce niveau est facile, bien au contraire : c’est le plus compliqué de tous, en raison de la masse de tâches à traiter.

L’altitude de 5 000 mètres correspond aux projets, c’est-à-dire aux éléments qui nécessitent plusieurs actions. En général, il n’est pas évident d’y ranger les objectifs tels que faire réparer sa voiture, parce que cette tâche paraît trop simple. Or, ce n’est pas le cas : ils nécessitent non seulement la définition d’une première action, qui trouvera sa place dans un agenda, mais également une révision hebdomadaire afin vérifier que leur altitude n’a pas changé, et qu’ils ne sont pas déphasés. Cet examen périodique est indispensable. Il permettra, dès qu’il faudra entrer en action, d’avoir déjà réfléchi aux stratégies à adopter, et de ne pas se poser de questions dans l’urgence.

5 000 mètres plus haut se situent les domaines de responsabilités professionnelles, ainsi que les centres d’intérêt. Il s’agit en tout et pour tout d’une poignée de catégories telles que l’administration, les relations publiques, la vente ou le contrôle qualité pour le bureau. À la maison, ces catégories seront plutôt les rapports parents-enfants, la santé ou encore, la religion. Dans ce cas, pas besoin d’une révision hebdomadaire, mais seulement mensuelle. Cette altitude n’est pas celle des projets, mais celle des valeurs et des éléments à garder en mémoire.

15 000 mètres est l’altitude des objectifs qui pointent à l’horizon sur un an ou deux. Ce sont en général des tâches qui s’inscrivent dans la durée et qu’il est ensuite possible d’ignorer, comme par exemple restructurer un service ou réaménager un appartement pour le louer. Souvent, on rechigne à formaliser ce type d’objectif, soit parce que le quotidien est trop accaparant, soit par peur de se donner un cap qui ne tiendra peut-être pas sur la durée. Toutefois, si un tel objectif sollicite votre attention, c’est qu’il faut prendre le temps d’y réfléchir !

Les projets de l’altitude supérieure, à 20 000 mètres, se conçoivent sur un plus long terme encore, disons de l’ordre de cinq ans. Il est généralement difficile de se projeter si loin, mais cela permet d’invoquer des sujets de fond, tant sur le plan personnel que professionnel. Pour y répondre, il faut se poser la question : “comment et où serais-je dans cinq ans ?” La vie offre énormément d’occasions de remises en question : un décès, un divorce ou encore, une opportunité d’emploi.

Enfin, au sommet de la mise en perspective se trouvent les intentions, c’est-à-dire les valeurs qui guident chacun au quotidien et sur le long terme. Ce soir, vous prendrez du temps pour jouer avec votre fils cadet. C’est la traduction d’une intention profonde : vous occuper de vos enfants. Elle est enracinée en vous et vous définit par rapport à d’autres personnes. Il est important de noter ces intentions pour pouvoir y revenir de temps en temps et constater que vous êtes, ou non, en cohérence avec vos valeurs et le sens que vous voulez donner à votre vie.

Au quotidien, la GTD demande un minimum d’organisation, mais est très rapidement profitable

La gestion de sa vie selon la méthode GTD ne ressemble en rien à la théorie d’un livre. La vie est une suite d’imprévus en tout genre et le principal est de conserver une stabilité suffisante pour ne pas perdre pied. Le hasard est rarement du côté de l’Homme : c’est au moment où la charge de travail sera la plus importante que surviendra une rage de dents, et quand la fatigue deviendra insoutenable qu’une montagne d’e-mails submergera la boîte de réception.

Avant tout, il faut créer un environnement propice à la réalisation des différentes phases du processus, un endroit calme pour les révisions hebdomadaires de tâches et priorités, trouver un support unique pour stocker tous les éléments des dossiers utiles aux réflexions, un outil pratique pour prendre des notes en toutes circonstances.

Cela ne suffit toutefois pas. Il y a une différence entre disposer d’un outil performant et savoir s’en servir efficacement : il faut le garnir de toutes les idées et tâches qui allègeront l’esprit de sa fonction de mémorisation, le rendant ainsi plus disponible à la réflexion. Le balayage mental, c’est-à-dire l’examen physique de votre environnement immédiat, est une excellente source d’idées.

Ensuite, il est judicieux d’agir et de prendre les décisions au bon moment : c’est l’un des objectifs de la méthode. S’il faut remplir sa boîte d’entrée, il faut surtout ne pas oublier de la vider ! Une accumulation d’éléments à ce niveau créerait un embouteillage improductif.

Puis, de revoir ses questionnements plusieurs fois par semaine, d’évaluer son système de temps en temps pour ne pas qu’il se sclérose. Il est possible, par exemple, de changer de place ses dossiers et les éléments du bureau, car cela oblige à faire du rangement et permet d’adopter un point de vue nouveau, d’être plus productif.

Pour commencer, il faut s’atteler à faire le vide dans sa boîte d’entrée plutôt que d’entamer des réflexions sur les autres étapes du contrôle. C’est le meilleur moyen d’écluser les affaires urgentes, et de garantir une sérénité pour la suite.

Il faut également revoir fréquemment ses objectifs afin de relier ceux placés à différentes altitudes. L’achat d’un billet d’avion relégué à la semaine prochaine afin de partir en vacances dans six mois est-il en cohérence avec les valeurs définies bien plus haut, et n’interfère-t-il pas avec des projets à moyen terme ?

Les altitudes ne sont pas cloisonnées. Elles doivent former un tout cohérent afin de maîtriser sa vie, mais ce n’est qu’en confrontant toutes les données à portée de main qu’elles pourront être optimisées.

Conclusion

La méthode GTD offre une approche par degré de contrôle et par altitude qui vous aidera à voir plus clair dans votre vie. Elle n’est pas figée, bien au contraire : elle vous permet de vous adapter à l’environnement instable qui caractérise le monde moderne. En contrepartie, vous devrez fournir un minimum d’effort et faire preuve de rigueur si vous voulez que la GTD porte ses fruits. Les utilisateurs de cette méthode, de plus en plus nombreux, prennent rapidement goût à ce type d’organisation des préoccupations et des projets de la vie personnelle et professionnelle. Ils sont plus performants, mais aussi plus sereins, car ils savent que l’on a qu’une seule vie et qu’il serait stupide de passer à côté d’un moyen d’en profiter au mieux !

Ce qu’il faut retenir de la lecture de ce résumé :

- la GTD est une méthode qui s’adapte à tous et à tout ;

- quels que soient son profil et ses objectifs, il est possible de mettre de l’ordre dans ses affaires grâce à la GTD ;

- la première étape de la méthode consiste à étudier son environnement ;

- la clarification permet d’effectuer un premier tri dans tout ce qui accapare l’esprit ;

- le rangement est à la base de la méthode : sans ordre, impossible de progresser ;

- pour chaque élément activable, il est primordial de déterminer une première action ;

- la mise en perspective permet de prendre de la hauteur et de superviser ses objectifs ;

- au quotidien, la GTD demande un minimum d’organisation, mais est très rapidement profitable.
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