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 Avalez le crapaud !

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MessageSujet: Avalez le crapaud !   Mar 27 Juin - 22:14

Avalez le crapaud !

En lisant ce résumé, vous apprendrez comment optimiser votre temps afin de ne plus remettre au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même.

Vous apprendrez aussi :

- comment organiser une journée ;

- à développer de nouvelles stratégies d’efficacité ;

- comment prioriser les tâches ;

- à trouver la motivation d’agir plus vite ;

- comment être assidu.

Éminent spécialiste en stratégie, conseil, psychologie et coaching entrepreneurial, Brian Tracy a étudié les différents moyens d’optimiser son temps afin d’améliorer son rendement au quotidien. À la fois spectateur et victime de la procrastination, il a longuement réfléchi aux solutions permettant de prioriser les tâches et ne plus remettre au lendemain ce qui peut être fait immédiatement. “Avalez le crapaud” propose des solutions inédites pour ne plus procrastiner. Reste à trouver celles qui s’adaptent le mieux à votre emploi du temps !

Définir son objectif

Rares sont les personnes pouvant se vanter de n’avoir jamais rien remis au lendemain. En effet, pour la plupart d’entre nous, les phrases “je le ferai plus tard”, ou “on verra ça demain” sont monnaie courante : c’est de la procrastination pure et simple.

Pour beaucoup, la société toujours trop rapide et un train de vie surchargé empêchent de prioriser les tâches et conduit bien souvent à remettre les choses au lendemain. En vérité, la principale raison de ce report d’activité est le fait que nombre de personnes sont incapables de se fixer un objectif précis. Avoir un but est essentiel, car il encadre les activités et force les individus à atteindre leurs objectifs, toujours plus vite. Ainsi, il a été observé qu’en entreprise les salariés se fixant eux-mêmes des objectifs clairs étaient plus productifs, plus performants et surtout bien mieux organisés et précis dans leurs tâches quotidiennes, que ceux travaillant sans but défini.

Afin de pallier le problème de la procrastination, trois méthodes sont envisageables :

1. avoir des priorités : les tâches les plus importantes et surtout les plus utiles à l’atteinte d’un objectif doivent être accomplies en premier, car c’est bien souvent celles qui nécessitent le plus de temps et de motivation ;

2. n’accorder que le temps nécessaire aux tâches les moins importantes : il faut savoir réserver ses compétences, son temps et son talent à des tâches qui mobilisent plus de ressources personnelles et demandent une véritable implication. En effet, il est inutile de se plier à de trop grandes exigences pour des tâches minimes ou d’importance restreinte ;

3. se donner une échéance : visualiser la ligne d’arrivée incite le plus souvent à travailler de manière efficace et optimisée.

Enfin, une fois tous les objectifs clairement établis, il convient de déterminer une ligne de conduite afin d’optimiser son temps et travailler de la façon la plus efficace et productive possible dans l’instant, tout en conservant sa motivation.

Apprendre à planifier

La planification est le meilleur moyen d’atteindre un but de manière efficace et rapide. Si cela peut sembler contraignant de prime abord, planifier est en fait une manière détournée de se fixer des objectifs. En effet, se fixer un but est essentiel, de fait, planifier les tâches permettant d’atteindre ce but est une manière de diviser l’effort et de devenir plus performant.

Pour une planification optimale, étudiez au préalable les moments de la journée où la capacité d’attention est à son comble. En effet, une gestion efficace des tâches repose en grande partie sur la capacité d’un individu à rester concentré sans se laisser distraire : l’un des premiers facteurs de procrastination est le fait de chercher à se distraire. Ce report d’activité n’est pas seulement dû à un manque d’intérêt : un déficit des facultés de concentration en est souvent à l’origine.

Afin de ne pas perdre de temps avec des tâches inutiles ou peu productives, il convient de lister toutes nouvelles tâches avant d’en entreprendre la réalisation. Ainsi, ne pas s’investir dans une nouvelle activité permet d’éviter de perdre son temps avec des tâches qui ne sont pas urgentes. Pour plus d’efficacité, faire plusieurs listes selon l’échéance des tâches à accomplir (liste quotidienne, hebdomadaire ou encore mensuelle). Bien évidemment, cela ne suffit pas ; il est nécessaire d’effectuer un suivi constant des tâches. Pour une plus grande optimisation, rayer progressivement les tâches effectuées et classer au fur et à mesure celles qui dépendent des mêmes secteurs d’activité et/ou des mêmes objectifs à terme.

Un système de planification bien structuré permet de diviser le temps d’exécution par deux, en simplifiant au préalable les processus d’organisation et de réflexion nécessaires. Le tout étant, bien sûr, de trouver un système qui fonctionne et de s’y tenir sur le long terme.

Savoir anticiper

La procrastination, quelle que soit sa forme, est un choix fait dans l’instant. Nous choisissons à un moment donné de remettre à plus tard ce que nous ne souhaitons pas faire dans l’immédiat. Bien qu’il s’agisse d’une pratique courante, le fait de reporter une tâche ne prend pas en compte les conséquences sur le long terme. Plusieurs études font le constat que les individus qui réussissent le mieux professionnellement sont ceux qui parviennent à imaginer et à prévoir ce qu’ils souhaitent accomplir sur le long terme. En se fixant des objectifs clairs, ils se donnent des raisons immédiates d’accomplir leur tâche, sans avoir à la reporter. De même, les personnes capables de projeter leurs objectifs dans l’avenir sont généralement beaucoup plus patientes et en mesure de faire des sacrifices à court terme, afin de répondre à leurs attentes futures.

Il est indispensable de savoir anticiper les conséquences. En effet, si le fait de procrastiner est un choix immédiat, il comporte des risques et peut entraîner un certain nombre de conséquences ; par exemple, lorsque la réalisation d’une tâche est soumise à un délai déterminé préalablement par un patron pour son salarié. Ce salarié est libre d’agencer son temps de travail comme il le souhaite sur la période donnée et a donc la possibilité de travailler un peu chaque jour, afin d’avancer progressivement, mais uniformément. Il peut également choisir de travailler très rapidement pour avoir terminé le plus tôt possible. Il peut encore décider de tout faire au dernier moment, quitte à devoir travailler plus à l’approche de la date fatidique. Il a largement été démontré qu’un salarié qui travaille de façon continue et régulière aura des résultats beaucoup plus satisfaisants, car son travail n’aura pas été fait à la va-vite. Celui qui travaille très vite, ou au contraire fait tout au dernier moment, n’anticipe ni l’objectif ni les conséquences que son travail irrégulier aura sur le résultat.

Pour éviter de procrastiner, il suffit donc d’anticiper et de s’organiser afin de ne pas engendrer des conséquences néfastes, ou d’obtenir des résultats médiocres : tout est une question d’équilibre.

La loi de l’efficacité forcée

Dernièrement, la société a vu son rythme de vie s’accélérer considérablement. Le numérique et les nouvelles technologies nous imposent parfois des cadences difficiles à tenir si l’on veut maintenir un équilibre entre les tâches effectuées et celles qui nous restent à accomplir.

Beaucoup de personnes admettent procrastiner régulièrement, mais chacune pour des raisons différentes. Certaines d’entre elles procrastinent parce qu’elles tentent désespérément de prioriser leurs tâches importantes sans réussir à faire les bons choix. D’autres encore, et celles-là sont fort nombreuses, pensent n’être capables de travailler que lorsque les délais sont très courts : cette deuxième catégorie de personnes se persuade qu’elle est plus rapide, productive et efficace sous la pression. Toutefois, dans les deux cas, il s’agit d’un problème d’organisation et de tri entre les différentes tâches à accomplir. Se convaincre que la pression est la seule façon de travailler efficacement est un leurre, un prétexte pour remettre ses obligations à plus tard. En effet, il a été largement prouvé que les individus attendant le dernier moment pour effectuer leurs tâches font un grand nombre d’erreurs et d’oublis. Cette habitude est donc relativement contre-productive.

Une méthode efficace pour pallier le problème, hormis le fait d’apprendre à prioriser efficacement ses tâches, est d’être conscient de ses forces et de ses faiblesses, afin de se poser les bonnes questions. Quelles sont les tâches où nous sommes indispensables et celles pour lesquelles personne d’autre n’est en mesure de faire un travail d’aussi bonne qualité ? Prendre conscience de ses compétences est une motivation supplémentaire pour faire son travail correctement d’une part, mais d’autre part pour le faire en temps et en heure. Le sentiment de responsabilité étant plus important, l’efficacité dans l’accomplissement des tâches le sera également.

La préparation, la clé d’un travail efficace

Se précipiter dans la réalisation d’une tâche sans avoir au préalable préparé le nécessaire est une erreur commune. À l’image du sportif qui s’échauffe avant de commencer une activité, il est indispensable de faire le nécessaire avant d’entamer une journée bien remplie.

Pour ce faire, il convient de lister précisément toutes les tâches à accomplir, des plus importantes aux moins urgentes, afin de faire un état des lieux et de prendre conscience de la charge de travail. Ensuite, comme de nombreuses études l’ont découvert, avoir un espace de travail confortable et agréable permettrait d’améliorer le rendement et la productivité. Il faut donc s’aménager un espace de travail accueillant : si l’environnement est propice à la concentration, il n’y a pas de raison que les tâches soient repoussées à plus tard.

Dans la même optique, préparer le matériel indispensable à l’accomplissement des tâches de la journée est primordial. Cela passe, par exemple, par la préparation du matériel physique nécessaire (papier, crayon, ordinateur, etc.), mais également par toutes les connaissances et les informations qui doivent être mobilisées pour accomplir ces tâches (adresses email, numéros de téléphone, maîtrise des sujets abordés, etc.). En effet, avoir toutes les ressources à portée de main avant même d’avoir commencé est un gain de temps, mais également une formidable preuve d’organisation. Lorsque le travail est préparé en amont, et qu’il n’est pas besoin de s’arrêter pour glaner des informations ou du matériel, nous sommes plus concentrés et efficaces.

Comprendre les contraintes

Pour éviter de remettre à plus tard une tâche qui peut être faite tout de suite, il est indispensable de comprendre à la fois les enjeux de cette tâche et toutes les contraintes susceptibles de ralentir sa réalisation.

Ces contraintes peuvent être de type environnemental : l’espace de travail est-il optimisé ? Il faut veiller à ce que tout soit disponible et à proximité afin de limiter les échanges et les déplacements inutiles.

La tâche à effectuer est-elle réalisable par une seule personne ? Il faut en effet s’assurer qu’aucune aide non prévue ne sera nécessaire, afin d’optimiser son temps de travail et sa concentration. Les obstacles doivent être évités au maximum pour éviter de faire reculer l’objectif final et de se décourager en cours de route.

Les tâches prioritaires sont bien souvent celles qui demandent le plus de travail et d’investissement. Aussi, avant même de commencer, il est indispensable de juger du temps et de l’importance de ce qu’il reste à accomplir, car la procrastination est parfois due à un effet de surmenage. En effet, une tâche trop difficile à accomplir sur des délais imposés amène paradoxalement à éprouver du découragement devant l’ampleur du travail.

Enfin, il peut être judicieux de segmenter une tâche, afin d’optimiser le temps et l’efficacité de la réalisation : c’est le principe du rétro-planning. L’échéance et les étapes de réalisation étant déjà établies, on segmente le tout afin de travailler progressivement et de tenir les délais. Ainsi, en travaillant au fur et à mesure et en étant conscient à l’avance des étapes de réalisation, il est plus simple de se mettre en condition d’optimisation de son travail et de ses compétences, sans procrastiner.

Trouver sa propre rigueur

La rigueur est indispensable pour accomplir ses tâches. Aussi, développer ses facultés de concentration dépend de l’environnement dans lequel on se trouve, qui doit être propice au travail en adéquation avec son rythme de vie, ce qui permet d’éviter la fatigue : rien ne sert de se forcer lorsque la fatigue se fait sentir — travailler en étant fatigué n’est pas productif et provoque des erreurs. Il faut savoir s’écouter et respecter ses limites ; prendre au moins un jour de repos par semaine pour décompresser et partir en week-end ou en vacances est bénéfique.

Pour rester motivé en toutes circonstances, il faut maîtriser son environnement et ses tâches, sans jamais laisser de place au doute. Être parfaitement conscient de ses compétences permet d’être plus productif. En effet, plus l’on s’estime dans le travail, meilleurs seront les résultats et donc la reconnaissance : c’est un cercle vertueux. De même, rester optimiste en tous temps est un véritable atout et permet de lutter contre la procrastination. Les optimistes ont toujours en tête la bonne réalisation de leurs objectifs.

L’idéal pour garder le cap est d’imaginer de potentielles contraintes, afin de se forcer à les anticiper. Par exemple, il faut garder en tête l’échéance d’une tâche et imaginer quels imprévus peuvent survenir (maladie, absence, etc.) donc faire en sorte de parer à toute éventualité, et se rapprocher toujours plus de son objectif final. En soi, la rigueur dans le travail constitue l’ensemble des contraintes que l’on est capable de s’imposer à soi-même pour ne pas dépasser ses délais, tout en remplissant ses objectifs.

Le concept d’urgence

Certaines personnes parviennent à trouver seules la motivation nécessaire pour accomplir leur tâche, tandis que d’autres ont besoin d’être poussées, voire attendent le dernier moment pour tout faire. On pourrait penser que les habitués de la procrastination finissent par tirer des leçons face à l’urgence qu’ils expérimentent quotidiennement. Malheureusement, de nombreux adeptes de cette pratique finissent par en faire une véritable marque de fabrique, si bien qu’ils ne tentent même plus de terminer leur travail avant l’heure.

Afin de se débarrasser de cette tendance à tout remettre au lendemain, il faut s’imposer le concept d’urgence. Pour cela, anticipez les potentielles contraintes et imposez-vous des impératifs de temps en dégageant des créneaux de travail en adéquation avec le type de tâche à accomplir. Il ne sert à rien de se lancer dans des tâches très longues lorsque le temps qu’on peut y consacrer n’est pas suffisant, car la perspective d’un temps restreint amène le plus souvent à repousser son travail à plus tard.

En plus des méthodes d’organisation évoquées précédemment, le contrôle de soi est relativement important, puisqu’il permet de rester assidu pendant toute la durée du travail à accomplir, sans se décourager.

Ces bonnes pratiques s’acquièrent petit à petit et demandent parfois quelques ajustements avant d’être assimilées. Pour autant, et dès lors qu’elles sont adoptées, elles suscitent un véritable confort au quotidien et permettent presque toujours de contourner la tendance à procrastiner.

Conclusion

La procrastination est aujourd’hui l’affaire de tous. Toutefois, elle peut être apprivoisée puis contournée afin d’optimiser ses performances au quotidien, car la clé d’un travail efficace repose en fait sur la capacité à prioriser ses tâches. Une fois les tâches les moins importantes remises à plus tard, les plus prioritaires peuvent être réalisées sans dépasser les délais. Le tout étant bien sûr de réussir à s’organiser sur le long terme, et de s’y tenir.

Ce qu’il faut retenir de la lecture de ce résumé :

- définir son objectif ;

- apprendre à planifier ;

- savoir anticiper ;

- la loi de l’efficacité forcée ;

- la préparation, la clé d’un travail efficace ;

- comprendre les contraintes ;

- trouver sa propre rigueur ;

- le concept d’urgence.
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