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 La 25e heure

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MessageSujet: La 25e heure   Sam 5 Mai - 17:07

La 25e heure

En lisant ce koob, vous découvrirez comment gagner une heure par jour et vous consacrer à ce qui vous rendra heureux.

Vous découvrirez aussi :

- comment recourir aux nouvelles technologies sans en être esclave ;

- que, faute d’utiliser les bons outils, vous gaspillez des moments précieux ;

- qu’une organisation efficace permet d’être heureux au travail ;

- la méthode FAST et ses avantages.

En un week-end, Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont, forts de centaines d’idées recueillies auprès de 200 startuppers, rédigent le premier jet de “La 25e heure”. Vous y trouverez de nombreux conseils et techniques pour optimiser vos journées et vous constituer une boîte à outils utile. Vous pensiez être organisé, suffisamment concentré et efficace ? “La 25e heure” vous aidera à le devenir encore plus.

La vie est courte : à chacun de se réserver du temps pour la vivre pleinement

À en croire la prédiction de l’économiste John Maynard Keynes dans les années 1930, vous n’auriez pas à travailler aujourd’hui plus de 15 heures par semaine. Vous pourriez donc profiter pleinement des moments de liberté qui s’offrent à vous.

Keynes s’est manifestement trompé. Si le temps de travail d’un ouvrier a effectivement baissé depuis 1929, celui d’un cadre a en revanche augmenté. Pour quelles raisons ? Parce que les nouvelles technologies, entre autres, nuisent à l’efficacité et accaparent leurs utilisateurs.

Il serait judicieux d’inverser les rôles. Au lieu de laisser le numérique prendre le dessus, vous devriez lui permettre d’effectuer les tâches fastidieuses à votre place. Vous pourriez vous concentrer sur ce qui vous intéresse vraiment et devenir ainsi plus productif.

Cette productivité n’est pas innée. Il vous faudra fournir quelques efforts à court terme pour obtenir un résultat sur le long terme. En somme, vous ferez comme toute entreprise : vous investirez. Chaque “investissement” régulier sur soi permet en effet de progresser et d’améliorer petit à petit ses performances.

Ce conseil, les trois auteurs l’appliquent eux-mêmes. Ils cherchent à augmenter leur productivité pour se consacrer à ce qui leur tient à cœur : des projets professionnels passionnants, une vie familiale et amicale plus harmonieuse.

Outre des lectures sur le sujet, ils ont l’idée de poser cette question à des startuppers : “Quel est le truc qui te fait gagner le plus de temps au quotidien ?”

200 se confient et permettent aux trois protagonistes de se lancer dans l’écriture d’un guide pratique. “La 25e heure” propose donc des conseils pour s’organiser, se concentrer et accélérer sa productivité.

Organisez-vous efficacement : apprenez à dire non et créez votre to-do-list

Selon la loi des retours accélérés de Raymond Kurzweil, scientifique et futurologue chez Google, le progrès technique avance à un rythme exponentiel. La convergence des technologies NBIC (nanotechnologies, biotechnologies, informatique et sciences cognitives) influencera aussi l’avenir.

Les changements seront encore plus rapides. C’est pourquoi les entreprises doivent d’ores et déjà s’adapter et leurs salariés aussi. Comment ? En prenant conscience que le temps est un bien précieux et qu’une organisation efficace leur épargnera tout gaspillage.

Pour bien vous organiser, suivez ces quelques conseils.

Apprenez à dire non. Soyez conscient que plus vous évoluerez, plus vous serez sollicité. Pourquoi répondez-vous oui si souvent ? Parce que vos objectifs ne sont pas suffisamment identifiés et définis. S’ils l’étaient, si vous les aviez constamment en tête, vous pourriez refuser toute demande qui ne correspondrait pas à votre mission principale et resteriez moins longtemps au bureau.

Alors même que sa requête ne présente aucun intérêt pour vous, vous dites “oui” par peur de vexer votre interlocuteur. Pourtant, il sent votre manque de motivation. Il est donc préférable de lui expliquer les raisons de votre refus, sans vous excuser. Cela vous prendra une minute.

Vous pouvez dire non à tout le monde, y compris à votre patron. Démontrez-lui que son idée est mauvaise — finalement, il vous en saura gré — ou laissez-vous convaincre qu’elle est bonne : vous l’exécuterez mieux et plus vite.

Déclinez au moins 20% des réunions. Si vous hésitez, posez-vous la question suivante : si j’étais malade, faudrait-il reprogrammer la réunion ? Si la réponse est non, c’est que vous n’êtes pas indispensable et que vous y perdriez effectivement votre temps. Essayez également l’échange bref, de trois minutes, en tête-à-tête : il peut suffire et remplacer une réunion.

Faites votre to-do-list. Le but est de réduire l’effet Zeigarnik. La psychologue qui lui a donné son nom a observé que l’individu se rappelait mieux les tâches interrompues que les travaux finis. Et ces tâches envahissantes empêchent la concentration. Le meilleur remède consiste à faire une to-do-list pour vous libérer l’esprit.

Notez systématiquement tout ce que vous avez à faire sur n’importe quel support — ordinateur (Evernote, Any.do, Google Keep), téléphone (Siri ou Google Voice), tablette, feuille, post-it. Dès qu’une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la. Le fait d’écrire vous engage. Soyez le plus précis possible : choisissez un verbe d’action à l’infinitif accompagné des informations nécessaires. Vous noterez par exemple : “Réparer la fenêtre cassée”. Vous pouvez aussi formuler un résultat, parfois plus motivant : “La fenêtre est réparée”.

Appliquez la règle des deux minutes. Jetez un coup d’œil à votre to-do-list et exécutez tout de suite ce qui vous prend moins de deux minutes.

S’organiser, c’est aussi déléguer, appliquer la règle des trois tâches et commencer par les tâches passives

Apprenez à déléguer. Bien sûr, c’est accepter de perdre du temps, mais vous en gagnerez par la suite. Il vous suffit pour cela de former et d’accompagner la personne à qui vous déléguez la mission. Vous pouvez aussi externaliser et confier des tâches éloignées de votre cœur de métier à des freelances. Vous en trouverez sur Malt ou Upwork, des plateformes qui recensent des gens très compétents.

De même, Fiverr ou 5euros vous rendront service pour un prix dérisoire, sans personnalisation toutefois.

Et pourquoi ne testeriez-vous pas la plateforme Amazon Mechanical Turk, qui met en relation des demandeurs et des “turkers” (travailleurs), à qui ils proposent des microtâches en échange d’une microrémunération ?

Priorisez avec la règle des trois tâches. Souvenez-vous de la métaphore de Stephen Covey, l’auteur du livre “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent” :

- devant vous est posée une grande jarre vide ;

- vous avez à votre disposition trois tas : un de sable, un autre de cailloux et un dernier de grosses pierres ;

- à vous de remplir la jarre avec le maximum de choses ;

- plusieurs stratégies s’offrent à vous, mais la seule payante consiste à commencer par caler les grosses pierres, continuer avec les cailloux pour finir avec le sable qui se glissera dans les moindres interstices.

Comment interpréter cette métaphore ?

La jarre, c’est votre journée. Commencez en accomplissant les tâches les plus importantes (les grosses pierres), poursuivez avec celles de moindre importance (les cailloux) pour finir par les innombrables activités à faible valeur ajoutée (le sable). Cette règle des trois tâches fait l’unanimité chez les startuppers interrogés.

Identifiez les trois activités importantes à effectuer absolument avant la fin de votre journée. Attribuez-leur une durée de réalisation (“time boxing”) — créneau d’une ou deux heures ou sous-créneaux de 25 minutes avec une courte pause entre chacun — et notez-les sur votre agenda au même titre qu’un rendez-vous.

Profitez des moments hors connexion (quand vous voyagez en train ou en avion) pour avancer sur des dossiers qui requièrent toute votre attention.

Commencez par les tâches passives (déléguées, à délai) et enchaînez avec les tâches actives. Pour quelle raison ? Une fois lancée, la tâche passive vous laisse le champ libre pour vous consacrer à l’autre en parallèle.

Par exemple, si vous cuisinez des pâtes à la carbonara, vous aurez intérêt à d’abord mettre de l’eau à bouillir pour y faire cuire les tagliatelles (tâche passive et plus longue) et, dans la foulée, préparer la sauce (tâche active).

Vous êtes convaincu par cette illustration culinaire ? Alors adoptez cette même logique au bureau.

Pour parfaire votre organisation, vous ferez en sorte de ne plus procrastiner

Toujours remettre au lendemain ce qui peut être fait le jour même, surtout si c’est pénible, est un mécanisme de défense. Comme tout le monde, vous préférez la gratification immédiate, liée aux actions qui vous procurent du plaisir.

Toutefois, ce sont les missions difficiles qui garantissent, sur le long terme, votre réussite. De plus, la procrastination a des effets pervers, car elle peut générer des pénalités :

- financières (billets plus chers à force d’attendre) ;

- de qualité (travail exécuté en urgence et moins bon) ;

- de temps (retard qui s’amplifie).

Comment, dès lors, combattre cette mauvaise habitude ?

Appliquez la technique de l’échelle, qui consiste à découper un projet complexe en sous-tâches (barreaux) et à les écrire. Rayez-les au fur et à mesure de leur exécution : votre besoin de satisfaction immédiate sera ainsi assouvi.

Fixez-vous une “deadline”, c’est-à-dire une date limite si vous jugez votre mission désagréable.

Agissez pour vous motiver et non l’inverse. Vous devez envoyer un e-mail délicat ? Écrivez les premiers mots sans réfléchir, puis continuez : ce sera plus simple.

Testez la technique de la “power hour” dans le cas où votre activité est ennuyante, répétitive. Travaillez en musique, par exemple.

Vous serez plus efficace en étant plus concentré et retrouverez votre tranquillité d’esprit avec les bons outils

Les bureaux en “open space”, les ordinateurs et smartphones qui favorisent l’alternance rapide des tâches et “l’infobésité” — surcharge informationnelle —, modifient profondément votre manière de travailler et votre capacité de concentration. Vous êtes constamment dérangé et avez du mal à faire une activité homogène.

Pourtant, Sune Carlson l’a démontré : un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. Le travail morcelé est contre-productif et vous rend moins performant intellectuellement. Heureusement, il existe des solutions pour retrouver une concentration optimale.

Faites le vide dans votre tête en chassant les pensées parasites qui encombrent votre esprit et que vous avez peur d’oublier : rappeler tel client, terminer tel dossier ou tout simplement passer au pressing. Outre la technique de la to-do-list et son effet libérateur, quatre outils peuvent vous aider.

Les boomerangs — “Boomerang pour Gmail” par exemple — vous permettent de gagner en sérénité. En effet, cette application vous permet de planifier l’envoi d’un e-mail ou de demander à être rappelé si la personne n’a pas répondu à votre message et qu’il vous faut la relancer.

L’Inbox Zero vous aide à ne laisser aucun courriel dans votre boîte de réception. De quelle façon ? En archivant vos messages. La procédure est la suivante :

1. vous lisez un courriel qui ne demande aucune action de votre part. Archivez-le tout de suite ;

2. il requiert une action et vous avez le temps de le traiter. Faites-le et archivez-le immédiatement après ;

3. vous devez répondre, mais n’avez pas le temps. Notez cette action dans votre to-do-list et archivez le message ;

4. veillez à obtenir une messagerie vide deux fois par semaine. C’est suffisant.

Rangez régulièrement (une fois par semaine) vos bureaux réel et virtuel.

Mettez-vous à la méditation. Un entrepreneur sur cinq la pratique. Vous croyez que méditer, c’est faire le vide dans sa tête ? Pas du tout. C’est au contraire apprendre à accueillir les pensées qui surgissent, comprendre qu’on s’éloigne de son point d’attention initial et se recentrer sur soi-même le plus vite possible.

Pour ce faire, lisez un ouvrage de Soren Gordhamer ou participez à une rencontre Wisdom 2.0. Chaque année, des milliers de professionnels du monde des nouvelles technologies, les dirigeants de Facebook, Twitter, LinkedIn ou encore PayPal, s’y retrouvent et mettent ensuite en place des programmes dans leurs entreprises.

Si vous avez envie de vous laisser tenter par une forme de méditation, partez en stage pendant une semaine ou téléchargez une application du type Mind sur votre téléphone.

Vous avez intérêt à vous protéger des réseaux sociaux, des médias et de vos collègues

YouTube, Facebook ou Instagram le savent bien : votre curiosité vous incite à rester le plus longtemps possible en leur compagnie. Ils jouent avec vous.



Comment résister à la tentation et s’autodiscipliner ?

Deux types d’outils voleront à votre secours, les outils de blocage et de “parking” :

1. l’application Freedom, par exemple, vous empêche de vous connecter sur les sites de votre choix pendant la durée que vous voulez. Vous pouvez aussi supprimer l’appli Facebook de votre téléphone et n’y accéder que par le Web ;

2. si vous n’arrivez pas à vous interdire de regarder immédiatement une vidéo ou un article, faites appel à l’outil de “parking” Pocket qui les stocke et vous incite à les regarder plus tard.



Vous avez besoin de tenir vos collègues à l’écart parce que vous avez un dossier à boucler ?

Mettez des écouteurs pour vous isoler. Ils comprendront que vous ne souhaitez pas être dérangé et que votre travail nécessite de la concentration. Écoutez de la musique, des morceaux que vous connaissez, pourvu qu’ils soient instrumentaux ou classiques, ou qu’il s’agisse de bandes originales de films.

Vous pouvez aussi tester le site Noisli : à l’aide de fonds sonores, vous aurez l’impression d’être près d’une rivière, à la plage ou encore dans un train.

Partez régulièrement du bureau (pourquoi pas en télétravail) et allez travailler ailleurs si c’est possible. Une demi-journée, plusieurs jours… tout dépend de vos besoins. En plus d’être hyperconcentré, vous ressentirez une satisfaction intense.

Bill Gates, par exemple, s’isole une semaine par an (sans employés, ni amis, ni famille) dans une cabane, en forêt, près de la frontière canadienne. C’est dans ces moments-là qu’il innoverait le plus.


Gérez votre téléphone et vos e-mails

Privilégiez les communications asynchrones

De quoi s’agit-il ?

Des lettres, e-mails, SMS, etc., qui permettent de différer la réponse. Le téléphone, le tchat, la conversation en face à face sont des communications synchrones et instantanées à limiter, car génératrices d’interruptions.

Réservez le téléphone pour les urgences : cet outil est un voleur de temps. Faites cette expérience : programmez un message sur votre répondeur invitant votre interlocuteur à vous envoyer un SMS à la place.



Consultez vos e-mails à heures fixes

La consultation des e-mails est également chronophage et source d’interruptions beaucoup trop fréquentes.

Traitez vos messages trois fois par jour, à 10, 14 et 18 heures. Jamais le week-end. Éventuellement, paramétrez un message où vous informez vos lecteurs de votre démarche. Vous pouvez aussi installer “Inbox Pause” pour Gmail, qui offre la possibilité de mettre en pause la messagerie aux horaires souhaités.

Réservez l’utilisation de l’e-mail aux sujets importants et celle du tchat aux informations secondaires. L’e-mail est et restera le principal mode de communication.



Limitez les notifications

Pour gagner en tranquillité et concentration :

- sur vos smartphone et ordinateur, désactivez les notifications, sauf celles que vous jugerez indispensables (celle qui vous avertit de l’arrivée de votre taxi) ;

- installez un “adblocker” pour éviter les vidéos publicitaires ;

- ne conservez que les newsletters utiles, celles que vous lisez vraiment.

Avant d’agir, prenez soin de vous et commencez par les “fundamentals”

Maintenant que vous êtes organisé, suffisamment concentré, il vous faut accélérer votre vitesse d’exécution. La méthode FAST (Fundamentals, Automation, Speed, Twenty-eighty rule) vous sera d’un grand soutien. Commencez par les “fundamentals”.



Reposez-vous

Après un gros effort, l’ascension d’un col en montagne, vous faites une halte pour que votre corps récupère. Puis vous repartez.

Ce que vous vous autorisez avec votre corps, vous ne le faites pas avec votre esprit. Vous enchaînez les réunions, rendez-vous, dossiers complexes, etc., sans prendre le temps de souffler.

Pourquoi ne vous octroieriez-vous pas de vrais moments de récupération ?

Mettez à profit la pause déjeuner pour vous détendre ou prévoyez un temps mort entre deux réunions.

Pratiquez la “power nap” en cas de grosses fatigues, microsieste de 10 à 15 minutes qui vous redonnera l’énergie nécessaire pour les 3 ou 4 heures à venir. Ce n’est pas de la paresse, juste une alternance salvatrice. Vous réserverez ainsi le même traitement bénéfique à votre esprit et à votre corps.

Gardez votre énergie pour les décisions qui en valent la peine et réduisez le nombre des petites décisions que vous devez prendre chaque jour. Sinon, vous allez tomber dans la “decision fatigue”, qui limite votre volonté, vous fait choisir la solution de facilité et nuit à la qualité de vos décisions. C’est la raison pour laquelle Mark Zuckerberg ou Barack Obama s’habillent toujours de la même façon : ils ne sont plus prisonniers de leurs décisions vestimentaires.



Souvenez-vous de l’expression “un esprit sain dans un corps sain”

Pratiquez un sport ou une activité physique régulièrement, qu’il s’agisse de courir, marcher ou de faire du yoga le matin ou à la pause méridienne. La sécrétion d’hormones, endorphines et dopamine contribue à votre bien-être et améliore vos capacités de mémorisation et de concentration pour la journée. Vous pouvez même essayer le “7 minutes Workout” qui consiste à enchaîner 12 exercices de 30 secondes entrecoupés de pauses de 10 secondes.

Soignez aussi votre alimentation et votre système digestif, votre deuxième cerveau.



Agencez votre emploi du temps en fonction de votre horloge biologique

Vous êtes plutôt du matin ? Plutôt du soir ? Vous ne savez pas trop ? Le questionnaire de typologie circadienne de Horne et Ostberg vous renseignera sur votre chronotype.

Optimisez vos journées : ainsi, si vous êtes du matin, consacrez ce temps à travailler sur des dossiers qui requièrent toute votre vigilance et planifiez vos rendez-vous l’après-midi.



Équipez-vous de bon matériel

Munissez-vous d’un ordinateur performant, Mac ou PC — le Mac étant prisé des startuppers. Si vous parvenez à la contrôler, accélérez la vitesse du pointeur de votre souris. Ayez toujours à portée de main des écouteurs pour éviter les torticolis. Ayez en double des câbles et chargeurs, les uns chez vous, les autres au bureau.



Faites de Google votre allié

Pourquoi Google ?

Parce qu’il a tellement d’utilisateurs qu’il emploie de nombreux développeurs soucieux de vous faciliter sans cesse la tâche. De plus, il a pour vocation de vous faire gagner du temps, contrairement à Facebook.

En ajoutant à celui-ci Gmail pour vos e-mails et Chrome pour votre navigateur, vous formerez un trio gagnant. Favorisez les solutions en ligne gratuites — Google Docs, Google Sheets et Google Slides — et vous bénéficierez de leurs trois atouts : la collaboration, l’enregistrement permanent et les fonctionnalités.

Complétez avec l’“automation” et automatisez les actions récurrentes

Des gestionnaires de mots de passe, tels 1Password et Dashlane, vous seront très utiles pour remplir des formulaires à votre place.

Lorsque vous recevez un e-mail, vous recevez en fait moult informations précieuses dont vous pouvez vous servir pour automatiser des actions.

Dans Gmail, grâce aux filtres, vous pouvez :

- attribuer une couleur à vos principaux clients et les identifier plus facilement ;

- programmer des réponses (décliner des invitations, refuser des demandes de stage) ;

- supprimer ou archiver automatiquement des messages inutiles.

Avec Zapier, il vous est possible de connecter plus de 750 applications entre elles : Facebook, Instagram, Twitter, Gmail, Dropbox, etc.

Par exemple, chaque mois, vous recevez une facture d’un prestataire ; vous accusez réception et vous la rangez dans un dossier de votre Dropbox. Au lieu de le faire vous-même, demandez à Zapier de vous aider.

Définissez comme “élément déclencheur” la réception du message dans votre boîte Gmail et comme “actions à effectuer” la réponse à ce courriel puis le classement de la pièce jointe dans un dossier Dropbox.

Avec IFTTT (If This Then That), vous pouvez en plus connecter des outils de la maison, elle-même connectée. Si la porte du réfrigérateur est restée ouverte, une notification vous en informe sur votre smartphone.

Autre outil, Hazel, seulement pour Mac. Son équivalent pour PC est DropIt. Hazel est un logiciel de rangement automatique des fichiers selon les règles que vous aurez dictées.

De quelle autre façon pouvez-vous déléguer des tâches à faible valeur ajoutée ?

En faisant confiance à l’intelligence artificielle, qui est amenée à se développer dans les prochaines années. La reconnaissance vocale de Google, avec un taux d’erreur de 5% seulement depuis mai 2017, vous permet de prendre des notes très vite, de faire une recherche, d’envoyer un SMS.

Avec “Alexa for business” (Amazon), “via” une enceinte connectée au bureau, il vous est désormais possible de réserver une salle, de lancer une réunion ou de modifier la température de la pièce sans toucher votre clavier. Il suffit de dire “Alexa, lance ma réunion”.

Un assistant virtuel, Julie Desk, organise des rendez-vous à votre place par e-mail. Il s’occupe de tout, mais est encore cher (plus de 100 euros par mois).

Vous avez besoin d’un traducteur ? Des chercheurs français de Systran ont créé un moteur de “deep learning” de traduction très performant, mais payant. Testez aussi Chrome Google Traduction.

Avec “speed”, vous irez plus vite dans vos tâches quotidiennes

Le logiciel RescueTime calcule le temps passé sur chaque application. Vous saurez ainsi ce qu’il vous faudra améliorer précisément. Que décidez-vous d’accélérer ?

Si c’est votre vitesse d’écriture, commencez par la tester avec le site 10fastfingers. Pour taper vite sur un clavier AZERTY, veillez à positionner correctement vos doigts : vos deux index doivent se trouver respectivement sur le F et le J. Les autres doigts recouvrent les touches “QSDF” et “JKLM”, les deux pouces s’arrêtant sur la barre “espace”. Là encore, des outils sont à votre disposition pour vous entraîner, comme Typingclub.

Pensez aux abréviations et, à l’aide de Google Chrome Auto Text Expander, préenregistrez des phrases et expressions types, que vous écrivez toujours, et les abréviations correspondantes (“:adr” pour l’adresse de vos bureaux).

Utilisez ou créez des modèles de courriels préformatés (Gmail Labs). Chrome Y et Another Mail Merge vous aideront dans vos opérations de publipostage.

Vous souhaitez aussi accélérer votre vitesse de lecture ?

Évitez de subvocaliser, c’est-à-dire de prononcer mentalement ce que vous lisez et essayez de poser judicieusement votre regard sur les passages porteurs de sens. Cependant, les techniques de lecture rapide ne sont pas si efficaces qu’elles le promettent.

Il vous est possible en revanche d’accélérer la navigation. Comment ?

En oubliant votre souris et en vous servant des raccourcis clavier sur Gmail, un tableur (Google Sheets ou Excel), un navigateur Web, un traitement de texte (Word ou Google Docs). Sur Gmail, on peut retarder l’envoi d’un message pendant 4, 10, 20 ou 30 secondes après avoir cliqué sur “envoyer”.

Vous effectuez une recherche et voulez aller plus vite ? Voici quelques pistes :

1. recherche d’e-mails. C’est facile sur Gmail, grâce aux mots-clés, expéditeur, sujet, etc. ;

2. recherche de fichiers. Vous gagnerez du temps à faire vos recherches par mots-clés. Avec l’explorateur Windows ou l’arborescence de Finder sur Mac, ce sera plus lent. Prenez donc soin de bien intituler vos fichiers pour une éventuelle recherche ultérieure : “20180131_Draft_Productivité”, soit une date au format AAAAMMJJ et des mots-clés ;

3. recherche Internet. Utilisez les guillemets. Profitez des services de LinkedIn Sales Navigator pour obtenir des informations sur la personne qui vous sollicite par e-mail. Retrouvez l’e-mail d’une personne inconnue grâce à Clearbit pour Gmail. Utilisez MixMax ou Calendly pour organiser des réunions ou rendez-vous. Pour vos notes de frais, pensez à Expensify. Avec Chrome One Tab, fermez tous vos onglets en un clic.

Abrégez vos réunions et appliquez la “twenty-eighty rule” : vous reviendrez à l’essentiel

Passer le moins de temps possible en réunion vous préoccupe ? Voici encore quelques astuces.

Mais d’abord, à quoi doit servir une réunion ? Il y a trois réponses possibles :

1. à prendre des décisions qui nécessitent l’avis de plusieurs personnes ;

2. à faire un brainstorming ;

3. à insuffler de l’énergie ou à annoncer une décision délicate.

Concernant les règles à suivre, appliquez celles-ci — 0 retard, 1 écran, 2 pizzas, 30 minutes :

- faites en sorte de commencer pile à l’heure et qu’un retard ne se produise qu’une fois ;

- demandez à ce que tout le monde pose son téléphone — empilez-les — ou son ordinateur et n’y touche plus ;

- organisez une réunion avec quatre voire six personnes tout au plus comme Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon. Deux pizzas pourront les nourrir. Les autres seront informés par le compte rendu ;

- prévoyez une durée de 30 minutes. Éventuellement, restez debout : la réunion durera encore moins longtemps.

Enfin, appliquez le principe de Pareto, la “twenty-eighty rule” : concentrez-vous sur les 20% d’actions les plus importantes. Vous lancez votre startup ? Vous fournirez 20% d’efforts pour obtenir 80% des fonctionnalités de votre produit. Puis vous vous confronterez au marché.

Il n’est pas utile d’atteindre la perfection, mais bien de fournir les efforts nécessaires, sans exagération. Les trois auteurs se sont forcés à écrire leur livre en un week-end et se sont trouvés dans l’obligation d’aller à l’essentiel.


Conclusion

Si vous appliquez quelques-uns des conseils de cet ouvrage et faites usage d’outils judicieux, vous gagnerez une heure, voire plus, par jour. Qu’en ferez-vous ? Vous convertirez ce gain en argent ou en temps. Vous pourrez choisir d’augmenter vos revenus et de consommer davantage sans pour autant être réellement plus heureux. La meilleure solution consistera plutôt à vous accorder plus de temps libre et à reconsidérer la valeur que vous accordez au travail. Êtes-vous prêt à travailler différemment et moins pour être plus heureux ?

Vous retrouverez la liste de tous les outils cités dans “La 25e heure” sur http://25thhour-book.com/outils.

Ce qu’il faut retenir de la lecture de ce koob :

- la vie est courte : à chacun de se réserver du temps pour la vivre pleinement ;

- organisez-vous efficacement : apprenez à dire non et créez votre to-do-list ;

- s’organiser, c’est aussi déléguer, appliquer la règle des trois tâches et commencer par les tâches passives ;

- pour parfaire votre organisation, vous ferez en sorte de ne plus procrastiner ;

- vous serez plus efficace si vous êtes plus concentré et retrouverez votre tranquillité d’esprit avec de bons outils ;

- vous avez intérêt à vous protéger des réseaux sociaux, des médias et de vos collègues ;

- gérez votre téléphone et vos e-mails ;

- avant d’agir, prenez soin de vous et commencez par les “fundamentals” ;

- complétez avec “l’automation” et automatisez les actions récurrentes ;

- avec “speed”, vous irez plus vite dans vos tâches quotidiennes ;

- abrégez vos réunions et appliquez la “twenty-eighty rule” : vous reviendrez à l’essentiel.
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